これはペーパーレス化すべき！データで持ちたい情報の見分け方

著者：金指歩（かなさしあゆみ）

社内のデジタル化を進めるため、ペーパーレス化を推進する企業が増加しています。しかし実際のところは「思ったよりもペーパーレス化が進んでいない……」という声もちらほら！ペーパーレス化の推進を妨げる理由は何でしょうか。

また、書類のなかには、紙からデータに変換することで業務に役立つものが多くあります。まず何からペーパーレス化・データ化を進めたらよいのか、その際の注意点は何か、分かりやすく解説します。

ペーパーレス化がなかなか進まない理由

働き方改革や環境課題への取り組みなどを背景に、ペーパーレス化が提唱されています。しかしペーパーレス化がなかなか進んでいない企業があるのも事実。その主な要因としては、以下のようなものが考えられます。自社に当てはまるものがないか、チェックしてみてください。

これまで非常に長い間、書類を紙で取り扱うのは当たり前のことでした。そのため、自社で長く働いていて紙文化に慣れた従業員が多いと、ペーパーレス化は定着しにくくなります。

例えば社内に、受け取ったPDFを印刷して保管している人や、情報共有メールをなかなか読まず、一人だけ紙が配布されている人はいませんか？こうした人が多くなればなるほど、ペーパーレス化の妨げになりがちです。

会社の上層部から「ペーパーレス化しよう！」と大号令があっても、どの書類が対象なのかが明確でないとペーパーレス化は進みません。

また、ペーパーレス化していく優先順はどうするのか、その際、なんらかのルールを付加すべきかなど、決めるべきことを整理して施策を推進する旗振り役が機能していない場合も、すぐに実施するのは難しいでしょう。まずは、ペーパーレス化を推進するチームを作ることから始めるのがおすすめです。

ペーパーレス化したデータを保管するシステムのセキュリティが脆弱な場合も、それがペーパーレス化普及の障害となります。特に、システムに保管したデータを誰でも閲覧できたり、人目を盗んで持ち出せたりする場合は、情報漏洩などの重大な事故につながる危険性があるため要注意です。

これからシステムの導入を検討する際も、セキュリティ面をしっかりと検討しましょう。

ペーパーレス化を実現することは簡単ではないですが、紙の書類がデータ化されると、次のようなメリットがあります。どれも重要で、企業の業績や従業員の働きやすさにつながるものです。