必ず発生する給与計算業務。業務効率化するメリットは？
どの企業でも必要とされる経理業務は、バックオフィス部門の中でも専門性が高く負担の大きい業務の一つです。中でも給与計算業務は毎月必ず発生し、かつミスが許されないという特徴があります。
こうした給与計算業務を効率化するメリットは何でしょうか。主なポイントを三つご紹介しましょう。
月例作業の負担が軽減できる
給与計算は毎月必ず発生する業務のため、その作業を効率化できると、ルーティン業務の負荷を大幅に軽減でき、しかも効果は毎月得られます。
手作業で給与計算を行う場合、勤怠データの集計、税金や社会保険料の計算、給与明細の作成、振り込み処理など多くのプロセスを経る必要があり、担当者にとって大きな負担となります。また、賃上げや手当の変更、税制改正などがあった場合には、給与計算のルールが変わるため、そのたびに計算方法を見直し、適切に対応しなければなりません。
もし給与計算業務をデジタル化・効率化できれば、勤怠データの自動集計や給与計算の自動化などが可能になり、作業時間やミスのリスクを大幅に削減できます。また、最新の法改正にも自動対応できれば、変更があるたびに計算方法を見直す手間も省けるでしょう。ひいては、経理業務全体の効率化につながることも期待できます。
経理業務全体のデジタル化・効率化よりも取り組みやすい
経理業務のデジタル化や効率化を検討すると、経理業務全体に対するシステムの導入や運用方法の見直しが必要になるため、ハードルが高いと感じる企業も多いかもしれません。しかし、給与計算業務に限定してデジタル化・効率化を進めるのであれば、比較的取り組みやすく、導入や見直しの負担も軽減されます。
さらに、給与計算業務のデジタル化や効率化は「入り口対策」と「出口対策」とに分けて進めることも可能です。入り口対策には、出勤・退勤のデータを自動的に記録することや、給与計算ツールとの連携、手作業でのデータ入力の廃止などが該当します。また出口対策の例としては、給与振り込みの自動化や給与明細の電子化などが挙げられます。
このように、まずは給与計算業務の一部から変更していくと、無理なく業務の効率化を実現できるでしょう。
業務の正確性が増す
給与計算業務は、計算や記載ミスが直接従業員の給与に影響を与えるため、正確性が非常に重要です。手作業で計算を行うと、入力ミスや計算ミスが発生しやすく、結果として従業員とのトラブルや信頼低下を招く可能性があります。
また、給与計算に関連する税制や社会保険料の料率は頻繁に改正されます。最新の法改正に対応できていないと、誤った金額で給与を支払うことになり、後で追加徴収や還付が発生することもあるため注意が必要です。
しかし、デジタル化や効率化を実現できれば、毎月の給与計算の正確性を向上させ、法改正などにも迅速かつ適切に対応できるでしょう。
給与計算業務を効率化する方法
給与計算業務を効率化する主な方法として、「給与計算ツールの導入」と「給与計算業務の外注」の二つの選択肢が挙げられます。それぞれの特徴とメリット・デメリットを見ていきましょう。
