電子帳簿保存法とは
そもそも電子帳簿保存法とは、仕訳帳や貸借対照表、損益計算書などの国税関係書類や決算関係書類について、電子データで保存する際のルールをまとめた法律のことです。1998年7月に施行されてから、必要に応じて改正されてきました。
近年この電子帳簿保存法が話題に上るようになった理由は、2024年1月1日から新ルールが義務化され、電子取引データ保存の義務化や、その際の要件緩和が行われるからです。この新ルールは2022年1月に施行されていましたが、変更点が大きかったために2年の猶予期間が設けられていました。それがとうとう義務化されるということで、企業は対応を迫られています。
なお電子帳簿保存法は、電子取引データ保存、電子帳簿等保存、スキャナー保存の三つに区分されます。それぞれ新たな対応が必要ではありますが、このうち対応が事務化されているのが電子取引データ保存です。よって、電子取引データ保存への対応が最優先事項となります。
電子取引データ保存、具体的にどんな内容？
電子取引データ保存の内容や必要要件についても確認しておきましょう。
電子取引データ保存とは
電子取引データ保存とは、電子取引で受け取った請求書などを電子データのまま保存する際の扱いに関して定めたものです。これまでメールなどで受け取ったデータに関しては、紙での保存も認められていました。しかし2024年1月1日以降は、電子データで受け取ったものは、紙ではなく電子データのまま保存するよう義務化されます。
なお、電子データには次のようなものが当てはまります。併せて、それぞれの適切な保存形式も確認しておきましょう。
＜電子データの例＞
| 電子データの種類 | 適切な保存形式 |
|---|
| メールの文面に記載されたデータ | 該当するメールをPDF保存 |
| メールに添付されたデータ | データをダウンロードして保存 |
| インターネット上（クラウドサービスを含む）からダウンロードしたデータ | データをダウンロードして保存 |
| DVDなど記録媒体を通して受け取ったデータ | データをサーバーなどに取り込んで保存 |
| EDIシステム（＊）上で受け取ったデータ | システム上で保存もしくはダウンロードして保存 |
| ペーパーレス化機能付きFAXで受け取ったデータ | PDF化して保存など |
- ＊ EDIシステム：契約書や発注書、納品書、請求書などを専用回線を用いて電子データとしてやり取りするシステムのこと
電子取引データ保存に必要な要件
さらに電子取引データ保存には、満たすべき保存要件が定められています。次のチェックリストを活用し、要件をクリアしているかどうかご確認ください。
2024年から業務はこう変わる！事前に検討しておきたいこと
2024年になると、いよいよ新制度に対応した業務が始まります。社内全体が不慣れな中で、総務・経理部門は特にトラブル対応に回ることが多いかもしれません。その際、想定以上に困ることがないよう、必要な対応についてイメージしておくとよいでしょう。
