改正「電子帳簿保存法」の巻

電子帳簿保存法とは

「電子帳簿保存法」は、紙での保存が義務だった税務関係の帳簿、書類を電子化して保存することを認めた法律です。正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」です。1998年に制定された後、時代に合わせて改正されてきました。

電子化できる書類とは

電子帳簿保存法の内容を整理すると、次の三つに分かれます。

（1）事前の承認申請が不要に

従来、電子帳簿保存法の適用を受けるには、税務署長の事前承認が必要でした。改正により事前承認が廃止されたことで、企業はいつでも国税関係書類のデータ保存ができるようになりました。※注1

（2）優良電子帳簿保存適用者の過少申告加算税を減免

「優良電子帳簿保存適用者」として事前に税務署へ届け出をすることで、修正申告等があったときの過少申告加算税が10％から5％へ減額されます（2022年1月1日以降に法定申告期限の到来する事業年度から適用）。※注2

（1）事前の承認申請が不要

従来、電子帳簿保存法の適用を受けるには、税務署長の事前承認が必要でした。事前承認が廃止されたことにより、企業はいつでも国税関係書類のスキャナー保存を開始できるようになりました。

（2）タイムスタンプ要件が緩和

スキャナー画像データの訂正や削除の履歴が保存されるシステムを利用している場合には、タイムスタンプ（注）は不要となりました。

（3）適正事務処理要件の撤廃

改正前はスキャナー保存について相互けん制（注）、定期的な検査および再発防止策の社内規程整備等をする必要がありましたが、今改正でそれらは撤廃されました。

注:書類を作成または受領してからスキャニングし、原本と電子データを確認してからタイムスタンプを付与するまでの過程を二人以上で行うこと

（4）検索要件の緩和

検索項目を取引年月日、取引金額、取引先に限定し、税務調査時ダウンロード対応の確保ができれば、範囲指定検索およびアンド検索機能の確保は不要となりました。

また、指定期間（前々事業年度）の売上高が1,000万円以下の小規模事業者については、税務調査時ダウンロード対応の確保ができれば、一切の検索要件は不要となります。

（5）要件に従って保存されていない場合の取り扱いの明文化

電子帳簿保存法の要件を満たさずにスキャナー保存されている場合であっても、そのスキャナー保存された書類は定められた期間保存する必要があります。ただし、書類の原本が保存されている場合はスキャナー保存の必要はありません。

（6）不正があった場合の罰則規定の新設

電子スキャナー保存されたデータを改ざんし、税務調査時に仮装・隠蔽（いんぺい）行為の事実があった場合は、通常課される重加算税に本税の10％に相当する金額が加算されます。2022年4月1日以降に申告期限が到来する事業年度に係る書類から適用されます。

（1）書面保存の廃止

改正法では、2022年1月1日以降に行う電子取引データは書面による保存ができなくなります。従って以下の方法で電子取引データを保存する必要があります。

保存場所：納税地または国内の事業所など
保存期間：7年（欠損金の生じる事業年度においては10年間）
電子取引データへの措置：以下のいずれかの措置が必要

a.取引情報の送信者側においてタイムスタンプを付与して電子データを授受すること
b.送信者と受信者双方がタイムスタンプを付与し、当該取引データの保存担当者等の情報を確認できるようにしておくこと
c.訂正削除の履歴確認ができるシステムか訂正または削除ができないシステムを利用すること
d.正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理規程の備え付け

上記のように電子取引データについては、「タイムスタンプを付与する」、「訂正削除の履歴が確認できるシステム等を利用する」、「事務処理規程を備え付ける」のいずれかのルールで運用することになります。実務上は、適用要件漏れを防ぐためにも「事務処理規程の備え付け」は必須と思われます。事務処理規程の備え付けとは、電子取引データについて、正当な理由がない訂正および削除の防止に関する事務処理の規程を定め、当該規程に沿った運用と規程を備え付けておく措置です。社内規程（注1）の整備により電子取引データを保存することになります。

注1:社内規程の作成に当たっては、国税庁のWebサイトに掲載されている「電子帳簿保存法一問一答(電子取引関係)」の11ページ「電子取引データの訂正及び削除の防止に関する事務処理規程」が参考になります。

国税庁「電子帳簿保存法Q&A（一問一答）」 （国税庁のWebサイトが開きます）

（2）電子取引データの保存方法

以下の3点にご注意ください。

• 関係書類の備え付け→システム関係書類（システム概要書や仕様書など）の用意があること
• 見読性の確保→ディスプレイと端末・プリンターが用意され、すぐに出力できること
• 検索可能性の確保（税務調査時のダウンロード対応の確保）→検索項目を取引年月日、取引金額、取引先に限定し、税務調査時ダウンロード対応が確保できれば範囲指定検索およびアンド検索機能は不要

適用時期：2022年1月1日以降に保存される電子データから適用

Q.電子保存が認められていない書類にはどのようなものがありますか？

A.仕訳日記帳や総勘定元帳などの会計帳簿類は全てコンピューターで作成されたもののみが認められています。一方で、取引関係書類（見積書や領収書など）については、自ら作成した手書きのものや相手から受領したものはスキャナー保存が認められています。
従って、会計ソフトで帳簿を作成し、証憑類（取引の証拠となる書類）を紙で保存している企業は、会計帳簿類は「データで保存」、証憑類は「スキャナー保存」できるので、原本や控えを紙で保存する必要はありません。当然ですが、データ保存の要件やスキャナー保存の要件を満たす必要があります。

Q.クラウドサービスの利用やサーバーを海外に置くことは認められますか？

A.電子データを納税地で整然とした形式で明瞭な状態で出力できれば、クラウドサービスや海外サーバーの利用は問題ありません。

Q.自社で使用している会計ソフトが電子帳簿保存法の要件を満たしているか分からないのですが……

A.まずは当該ソフトウェアの取扱説明書で電子帳簿保存法の要件を満たしているか確認してください。また、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA）が、市販ソフトウェアを対象に、電子帳簿保存法における要件適合性を確認（認証）しているので、JIIMAのWebサイトでも確認できます。

Q.当社は以下1～7のような方法で仕入や経費の精算を行っていますが、データを保存しておけば出力した書面等の保存は必要ないでしょうか？

1. 電子メールにより請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）を受領
2. インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）またはホームページ上に表示される請求書や領収書等の画面印刷（いわゆるハードコピー）を利用
3. 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
4. クレジットカードの利用明細データ、交通系ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
5. 特定の取引に係るEDIシステムを利用
6. ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
7. 請求書や領収書等のデータをDVD等の記録媒体を介して受領

A.いずれも「電子取引」に該当すると考えられるので、所定の方法により取引情報（請求書や領収書等に通常記載される日付、取引先、金額等の情報）に係るデータが保存されていれば、出力した書面等を保存する必要はなく、また、別途書面の請求書等を授受する必要もありません。ただし、以下の点に注意が必要です。

電子保存の要件を満たすことが肝心

コロナ禍において、企業のDX（デジタルトランスフォーメーション）化は加速しています。そうした中、電子帳簿保存を利用することで、ペーパーレス化、業務のデジタル化、効率向上が図れます。ただし、電子保存法の要件を満たしていない場合は青色申告の取り消しなどのリスクがあります。せっかく業務効率を改善しても、青色申告が取り消されてしまっては本末転倒です。その書類が「電子データ保存」、「スキャナー保存」、「電子取引データの保存」のどのルールに該当するか、保存方法は適正かを事前にしっかり確認しましょう。

実務上はPDFで書類をやりとりすることも多いと思います。しかし、単にPDFデータを保存するだけでは要件を満たしません。PDFを電子データ化し、検索可能性の要件を満たす必要があります。電子保存の要点は電子化したデータを「検索可能な状態にしておくこと」にあるのです。要件を満たさない項目が生じないよう、電子帳簿保存法に対応した会計ソフト、スキャナー保存ソフトの利用をおすすめします。