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スキャナで書類をデジタル化しよう
紙の書類をスキャナでパソコンに取り込み、デジタルデータ化しておくとスッキリ整理が行える。デジタルデータ化の利点としては、主に以下のような点が挙げられる。
●場所を取らない
紙の形で原本を保存しておく必要のある証明書などを除けば、一度デジタルデータ化した書類は紙を捨てることができる。収納場所を節約できるので机をスッキリ使える。
●後から書類を参照するのが容易
パソコンにデータを取り込んで、ハードディスクなどに入れておけば、後からいつでも参照できる。検索機能を使えば必要な書類がサッと取り出せる。
●他人とデータを簡単に共有できる
一度取り込んだデータは、USBメモリなどにコピーしたり、メールに添付して、ほかの人と手軽にやりとりできる。いちいち人数分、コピー機で印刷する必要がないので手間やコストの軽減になる。
●ノートPCやスマートフォンでどこでも参照できる
取り込んだデータをノートPCやスマートフォンに入れておけば、どこでも手軽に参照できる。「大切な書類を忘れて会社まで戻る」といったトラブルの回避にも役に立つ。
書類のデジタル化を行うためには「スキャナ」が必要だ。最近では「ドキュメントスキャナ」と呼ばれる、書類をセットしておいて、まとめて連続して取り込める「シートフィーダ」つきのスキャナが人気を集めている。自分の職場でこのような機器を利用できる、あるいは導入できるようであれば、ぜひ利用したいところだ。またちょっとしたスキャンであれば、最近のカラープリンタ複合機であればスキャナ機能がついているものも多いので、こういったものを利用するのもいいだろう。後述するスマートフォンやデジタルカメラでもそこそこの品質で取り込みが行える。
写真は富士通製ドキュメントスキャナ「ScanSnap iX500」。この製品のような書類を連続して取り込めるスキャナがあると、何かと便利に活用できる。仕事だけでなく、各種領収書や連絡物などプライベートな印刷物の管理にも役立つはずだ。
冊子などをスキャンしてデジタルデータ化したい場合は、裁断機があると便利。写真はPLUS PK-513LN。これは160枚程度のPPC用紙160枚程度を裁断できる大型の製品だが、日常使用ならもっと小さめの製品でもいいだろう。
これは筆者が使用しているドキュメントスキャナ、富士通「fi-6110」のスキャン用ユーティリティの画面。ドキュメントスキャナの場合、何枚もの書類をまとめて取り込んでいけるので作業が楽になる。
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ファイル・フォルダ名を工夫したり検索機能を利用したりして書類を管理する
スキャナを使ってどんどん書類を取り込んでいくと、今度は「ハードディスクのどこに必要な情報があるのか」ということが分かりにくくなってくる。そこで取り込んだ画像ファイルやPDFファイルを後から参照しやすいように、保存するファイル名やフォルダ名を分かりやすいものにしておこう。ファイル名やフォルダは、人によって使いやすいものにするべきだが、おおむね以下のようなルールで管理しておくと分かりやすいだろう。
●ファイル名は「日付＋内容」にしておく
例えば社内旅行の日程表の書類をデジタルデータ化したときに「日程表.pdf」などといったファイル名にすると、後から見たときに何の日程表なのか分からなくなってしまう。これを「130401_6月社内旅行日程表.pdf」といった具合に、ファイル名に取り込んだ日付となるべく具体的な内容を入れておくようにすれば、どれが何のファイルなのかすぐに分かるようになる。
●用件ごとにフォルダを分ける。サブフォルダも活用する
保存フォルダは用件ごとに分けておくと整理がしやすい。「書類」「画像」などといったフォルダ名ではなく、例えば「企画書」「リリース」「議事録」といった具合に、用件別のフォルダ名をつけていくといい。またファイル数が多い場合は、「企画書」などの下に、「1301」「1302」といった具合に期間ごとのフォルダを用意しておくのもいいだろう。
●用件によってOCRソフトも活用する
もしスキャナの付属ソフトなどで、OCRソフトが使えるようであれば、これも利用したいところだ。OCRソフトはスキャナなどで取り込んだ画像ファイルを読み込んで、テキストデータにしてくれるソフトだ。txtファイルやWordのdocファイルにしておくと、後から検索したり、メールなどに文面を貼り付ける作業もやりやすい。
●パソコンの検索機能を使いこなす
先ほど「ファイル名はなるべく具体的なものにする」ということを書いたが、これは検索を行いやすくするためだ。Windowsのフォルダウィンドウの右上には、検索用ボックスが用意されている。ここにファイル名に含まれるキーワードを入力すると、その言葉を含むファイルが一覧表示される。
取り込んだ書類はファイル名に日付を入れて、なるべく内容が分かりやすいファイル名をつけておこう。後で必要な書類を探し出しやすくなる。
Windows 7のフォルダウィンドウには、右肩に検索用ボックスが用意されている。必要なファイルがどこにあるかを探すときは、そのファイル名に含まれる検索ワードを入力すればいい。
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スマートフォンで名刺や書類を簡単に取り込む
ビジネスの現場では、取引先などから名刺を受け取る機会が多い。連絡先の情報をこまめに手帳に書き写したり、携帯電話の電話帳に記入したりするのはけっこう面倒な作業だ。このような場合も、デジタルデータ化が役に立つ。
特に最近ではiPhoneやAndroidなどのスマートフォンを使っている人が多いだろうが、これらに搭載されているカメラを使って、名刺をスマホに取り込んでおけば、「名刺をなくしてしまって慌てる」といったこともなくなる。
名刺をスキャンしたい場合は、iPhone/Android双方で利用できる「CamScanner」というアプリを使うのがオススメだ。スマホのカメラでの名刺の撮影は、きれいに撮るのが難しいが、本アプリを使うと自動で写真の歪みを補正し、まるでパソコン用のスキャナで取り込んだようにきれいな画像に仕上げてくれる。
CamScanner Free（iOS版）
CamScannerスキャン PDF作成（Android版）
「CamScanner」を使って名刺を取り込む。多少斜めから撮影しても、アプリ側で修正してくれる。
斜めから撮影するとこのように名刺などは長方形ではなく多少歪んだ形になるが、自動的に用紙の辺を検出して修正を行ってくれる。
修正を行うと、このように長方形に近い形状にしてくれる。文字が見やすくなるよう鮮明化も行ってくれるので便利だ。
CamScannerは、後述するEvernoteなど、インターネットのサーバに取り込んだ画像をアップロードする機能も備えている。
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インターネットを活用して書類や名刺を賢く管理する
出先からでも利用しそうな書類や名刺は、スマートフォンやノートパソコンなどにコピーしておくと便利だ。しかしスマホの場合、ディスク容量が少ないので画像ファイルを大量には入れられないし、コピーし忘れてしまうこともある。そこで必要そうなデータは、インターネットのサーバ上に置いておくと便利だ。いざというときは、スマホなどを使って出先から、インターネット経由で書類や名刺を参照できる。
ネットのサーバ上にファイルなどをおける「クラウド」サービスはいろいろなものが存在するが、名刺などの管理であれば「Evernote」が便利だ。「Evernote」は、Windows版のクライアントソフトがあるほか、Internet ExplorerなどのWebブラウザ、スマートフォン用のアプリで利用できる。特に先ほどの「CamScanner」は、撮影した画像をEvernoteにアップロードする機能も備えているので、出先で撮影した名刺をどんどん登録しておくといいだろう。
Evernoteは、インターネット上のサーバにメモや画像ファイルなどをアップロードしておける「インターネットメモ帳ソフト」。EvernoteのサイトでWebブラウザから操作したり、Windows用やスマートフォン用アプリからも利用できる。
これはiPhone版の画面。
Evernote サイト
これは先ほどの「CamScanner」からEvernoteにアップロードした名刺の画像。きちんと文字が読めるし、十分実用に足りる。
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