イベント準備のポイント「予算と担当」

1. プロジェクトチームの立ち上げ

イベントの開催にあたり、コンセプトが固まったところで、なるべく早い時期にプロジェクトチームを結成することをおすすめします。特にファミリーデーや全社参加型のコミュニケーションイベントなど、社員が主役となる組織活性型イベントの場合は、社員をプロジェクトチームのメンバーとして巻き込んでおくのがポイントです。企業には必ず1人や2人、友人の結婚式の二次会を仕切るのが好きなお祭り人間的な社員がいるものです。そういう人にプロジェクトチームに参加してもらうと、盛り上がるイベント企画やサプライズ企画を練る際に大きな助けになります。

プロジェクトチームはコンセプトに肉付けし、企画に枝葉をつけていく重要な役割を担います。メンバーに「無理やりやらされている」と思われると、総務としてもやりづらくなりますので、なるべく多様なメンバーを集めて最初は月に一度、イベント直前には週に一度くらいのペースでミーティングを行い、またWeb上で意見交換をするなど、社員が積極的に関わるよう工夫をしましょう。プロジェクトチーム発足の際は、小さなキックオフイベントや懇親会を開くと結束力が強くなります。

ただし注意したいのが、アイデアを出し始めるとそればかりに気を取られ、本来の目的を見失ってしまう可能性があることです。いくら面白いアイデアでも、本来の目的であるコンセプトから逸脱してしまっては本末転倒です。そこをうまく調整し、目的に沿ったイベントになるよう働きかけるのも管理部門の役割といえます。

管理部門が全体を把握しながら、プロジェクトチームや専門業者をうまくコントロールするというのが、効率よくイベントを運営するコツです。

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2. イベント予算の目安

管理部門の頭を一番悩ませているのは、予算の問題ではないかと思います。予算管理は非常に重要な役割ですから、必ず記録を残しておきましょう。

予算の目安ですが、社員向けのイベントではおよそ1人当たり1万円から3万円というのが平均的なところです。周年イベントなど特別なものは5万円から6万円、お客様向けなど社外向けイベントの場合は規模によってバラつきはありますが、だいたい10万から30万円といったところです。これに旅行がプラスされると30万円以上になりますし、全国から招待すると交通費・宿泊費だけで5万円は上乗せされますので、かなりの額になります。

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3. 担当責任者の役割を忘れずに

コンセプト作りからスケジュール、予算、運営に至るまで、イベント担当の責任者は、さまざまな面を管理することになります。以下の「企業イベントにおける担当責任者の役割」を参考に、必要な作業を必要な時期にしっかりこなしていきましょう。

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4. 円滑にプロジェクトを進めるには

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5. そのほかのイベント準備のポイント

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