初めての総務【第7回】経営者のサポート業務

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1. 経営者のサポート役とは

企業には大きく分けて、営業や製造、開発など売り上げに直接影響を与える直接部門と、直接部門が効率よく活動できるようにサポートする間接部門が存在します。総務部門は間接部門の中心として機能しています。具体的には、リーダーである経営者のサポート役として会社全体の労務環境を整備することです。そのため、総務は経営者に最も近いところで、経営判断や意思決定に必要な情報収集・提供を行います。

経営者にとって、経営判断は経営の根幹に関わる最も重要な仕事です。この際に必要な情報は、的確かつ迅速に提供される必要があります。経営判断に必要な情報は二つあります。まずは政治・経済を含めた社会情勢です。そして、市場や業界の動向だけでなくライバル企業の動向も注視する必要があります。企業を取り巻くあらゆる情報を収集、分析しなければなりません。

特に難しいのは、公表されている情報だけでなく、独自に調べなければ得られない情報が必要となる場合です。社内の情報を収集する場合は、報告書上の数値などだけでなく、関わる人とその本音を知る必要があります。さらに社外にもアンテナを張り巡らせて、判断材料を集めるようにしましょう。そのうえで、精度を高めるために収集した各種情報を分析し、自社にとって最も有効な戦略を立案し、経営者に進言することが求められます。これが総務の使命であり、経営参謀といわれるゆえんです。

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2. 総務担当者の情報セキュリティ

総務担当者が経営トップのサポート役を担う中で、極秘情報に接する可能性もあります。従って、通常の情報セキュリティ以上に注意を払う必要があります。また、経営者の近くで極秘情報を知り得る立場にある総務担当者は、攻撃者の格好のターゲットになっていることも意識しましょう。

さまざまな情報を進言する立場になると、経営者に同行し他企業の経営トップとの面談に同席する機会も増えてきます。経営者の行動に関する何気ない一言が、相手にとっては重要な情報となる場合もあります。不用意な発言が会社の命運を左右する事態を招くこともあるのです。普段から情報の受発信には細心の注意を払いましょう。

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3. 「優秀な参謀」になるために必要なこと

ここまで経営者の参謀の役割についてお話してきましたが、「極秘情報を扱うのは難しい」と思われた方も多いと思います。しかし、アクション映画に登場するスパイのような特殊なテクニックやスキルが必要とされるわけではありません。

一番重要なのは「信頼される」ことです。経営者からの信頼を得なければ参謀や補佐役は務まりません。また、情報を提供する側も信頼する人には本心を明かしますが、信頼されなければ表面的な付き合いで終わってしまいます。まずは会社や仕事に真摯（しんし）に向き合い、身近な人たちの信頼を得るところから始めましょう。

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4. 情報の収集と整理

近ごろはインターネットを駆使することで、基本的な情報を短時間で収集することができます。目的の情報を効率よく調べるためのテクニックを磨きましょう。
また、収集した情報をそのままにしていては活用することができません。自身のデータベースとして常に整理し、蓄積していきましょう。

また、全ての情報をうのみにするのではなく、真偽や精度を確認することも大切です。信頼できる情報とそうでない情報を分類し、検証しましょう。これらの作業は、情報を客観的に判断し、それらをまとめて戦略を立案する際に重要です。

業務データの活用

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5. 情報セキュリティ監査制度に準拠した監査サービス

情報セキュリティ監査サービスは、リスクアセスメントに基づく適切なコントロールの整備、運用状況を独立かつ専門的な立場から国の基準にのっとって検証または評価し、助言するサービスです。

組織内では気づきにくい情報セキュリティ上のリスクを客観的に評価。検出した情報セキュリティの問題に対する対策案を提示し、情報漏えい対策に活用できます。

情報セキュリティ監査サービス

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