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今さら人に聞けない! ビジネスメールのマナー

ビジネスの現場ではメールで連絡を取り合うことが多い。メールを送る際のマナーを間違えると、思わぬトラブルに発展することもある。そこで今回はビジネスメールの書き方についてあらためて見直してみたい。

もう一度見直そう! ビジネスメールのマナー

ビジネスの現場において、今やメールは必要不可欠な連絡手段と言える。職場によっては、電話をかける回数より、メールの本数の方が多いという部署も珍しくない。それだけにビジネスメールのマナーには気を付けたいところだ。

メールのマナーについては、新入社員などのキャリアの浅い人だけでなく、ベテラン社員でも案外知っているようで知らなかったりすることが多い。「顔文字入りのメールを送ってしまった」「文章が長過ぎて用件がうまく伝わらなかった」などなど、さまざまな失敗が考えられる。「自分はメールを使い慣れてるから」と高をくくっていると、気づかない間に相手に失礼なメールを送ってしまうこともある。

メールのやりとりで気を付けたいのは、「失礼にならないこと」と「簡潔にすること」だ。失礼にならないというのは当然だが、メールは紙の手紙よりたくさんの本数をやりとりすることが多いので、用件を簡潔に分かりやすく伝えるよう工夫していこう。

メールの件名(タイトル)、宛名に気を付ける

それではメールを書き始める際の注意事項を見ていこう。

件名(タイトル)の付け方

メールを書き始めるに当たって、まず気を付けたいのが件名だ。メールの件名は、たくさん届くメールの中から確実に相手に読んでもらえるよう、より具体的に分かりやすい件名を付けるよう心掛けよう。

例えば、「いつもお世話になっております」や「打ち合わせの件について」といった漠然とした件名では内容をイメージしにくい。「4/1のプレゼン資料をお送りします」「4/5の大山産業との打ち合わせについて」などといった具合に、「いつ」「何」の情報をタイトル内に盛り込むと、具体性がグッと増す。また特に注意を喚起したいときは【至急】【重要】などといったワードを入れるのも有効な場合がある。

メールの件名の付け方の例

メールの件名には、「いつ」「何」といった情報を入れておくと具体性が増す。また注意を喚起したい場合は【重要】【至急】といった見出しを付けるのも良い。ただし見出しは頻繁に使いすぎると注意を引かなくなるので、どうしても必要なときに使うように心掛けるといいだろう。

敬称を忘れない

取引先にメールを送る際に、敬称を入れるのは当然のマナーであり、忘れる人は少ないだろう。しかし意外と忘れてしまいがちなのがメールの宛先欄。宛先欄に敬称がなくても気にしない人もいるが、念のために付けておく方が無難と言える。とはいえ宛先欄の敬称は忘れてしまいやすいので、「Outlook」などを使っている場合は、「連絡先」の「表示名」に敬称を付けておけば入れ忘れることがない。

「Outlook2013」敬称の設定方法の図解

「Outlook 2013」であれば「インターネット」の「表示名」の欄に「様」などの敬称を入れることで、敬称の入れ忘れを防ぐことができる。

本文や添付ファイルのマナー

次にメールの本文についての注意事項だ。

前文について

紙の手紙の場合は、本文の書き出しにおいて時候のあいさつが必要とされることが多い。例えば「爽やかな初夏を迎え、木々の緑も日増しに深くなってまいりました。貴社いよいよご清祥のこととお喜び申し上げます。」などといった具合だ。しかしメールの場合は、やりとりする本数が多いだけに、そこまでかしこまった書き出しは必要とされないことが多い。

逆にあまり書き出し部分が長過ぎると、本文が埋もれてしまい、肝心の用件が伝わりづらくなることもある。書き出し部分は相手の社名と担当者名、「いつもお世話になっております。」程度のあいさつで済ませてしまってよいだろう。

文章は一文を短く。箇条書きを利用するのも効果的

メールの文章は、あまり一文が長いと読みづらくなる。相手のメールソフトの設定にもよるが、全角で35文字(半角で70文字)程度のところで改行を入れた方が、返信時の引用がしやすくなる。

また文字がギッシリ詰まったメールは読みづらいので、適度なところに空白行を入れるよう心掛けたい。3〜4行に1回は空白行を入れた方がよいだろう。複数の項目を列記するような場合は、箇条書きを随時利用すると見やすさが増す。

見出しが目立つように記号を付ける

用件の中で特に相手に伝えたい部分については見出しを付けて目立たせるようにしたい。●■【】といった目立つ記号を使って見出しを強調すると、パッと見で分かりやすいメールとなるだろう。また見出しのあとの本文は、一字下げをするとより見やすくなる。

見出しの付け方の例

メール本文は一文を短くするよう心掛け、見出しや記号などを使って、重要な情報を目立たせるようにしたい。見出しの後の本文を一字下げするのも、見やすくするためには効果的だ。

送る前に要チェック! 署名や誤字脱字をチェックする

本文を書き終えたら「さあ送信」と行きたいところだが、その前に最後のチェックをしておこう。

誤字脱字のチェックは忘れずに

単純な入力ミスによって相手に誤った情報が伝わってしまうとトラブルの原因となる。メールを送信する前に、まずは誤字脱字のチェックをしておこう。また注意しておきたいのが日時のミスだ。例えば「3/4(水)と書いてしまったが、実は3/4は火曜日だった」といったミスはついしてしまいがちだ。

メールの最後に付ける署名について

メールの最後には、自分の名前や連絡先を記した「署名」を入れておくと、相手もそのあと連絡を取りやすくなって何かと便利だ。署名には「会社名」「氏名」「電話番号」「メールアドレス」「住所」「会社のホームページURL」といった情報を入れるのが一般的だ。内線番号があるようなら、その番号も入れておくといいだろう。

署名の例

メールの最後には自分の連絡先などを記した「署名」を入れておこう。こうしておけば相手も次からの連絡がしやすくなるし、電話連絡や郵便物送付の際にも役立つ。

「Outlook2013」署名の設定方法の図解

「Outlook 2013」であれば「ファイル」→「オプション」→「メール」で、「署名」をクリックすると、メールの末尾に自動で挿入される署名の設定が行える。

返信・転送の際のマナー

最後に、こちらから送信するメールだけでなく、相手からもらったメールに返信する際の注意事項を挙げておこう。

返信はなるべく早めに

相手からメールをもらったときは、できるだけ早めに返信を送るのがマナーだ。全く返事がないと、そもそもメールが届いているのかどうかさえ、相手方は不安になってしまう。重要な案件についてのメールで考えるのに時間が掛かる際は、とりあえずメールを受領したことを伝える返信メールは出し、案件については検討中である旨を伝えておこう。それだけで相手の安心感はだいぶ違うはずだ。

相手からの本文を適切なボリュームで引用する

相手からのメールに対してより簡潔に、そして的確に応答するためには、相手の本文を適切なボリュームで引用するのがメールの一般常識となっている。相手の質問文を引用して、それに対する答えを次の行に書くといった形にすると、シンプルで分かりやすい応対がしやすい。

返信メールの件名(タイトル)を工夫する

相手から送られてきたメールタイトルが漠然としている場合は、返信メールの件名に具体的な情報を書き加えると分かりやすくなる。例えば、相手のメールタイトルが「お世話になっております」などといった何の用件か分かりづらいものだった場合は、「Re;お世話になっております」にしておかず、「10/1の御社での打ち合わせについて」などといった具体的な情報を付け足すと、よりスムーズな伝達が行えるだろう。

返信メールの件名の付け方の例

相手からもらったメールに返信するときは、あまり長くならない程度の適当な文量で相手の本文を引用すると正確かつ簡潔な返答をしやすい。引用するときは、引用する文の前に「>」「>>」といった記号をつけるのが一般的だ。また相手のメールタイトルが漠然としたものだった場合は、情報を付け加えるとより具体的になる。

テキスト/芝田隆広

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