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デスクトップにアイコンを並べないほうがいい理由
フォルダやファイル、ショートカットなどのアイコンがずらりと並んだデスクトップは、整理が苦手な人の典型的な例。あとで整理しようと、ひとまずデスクトップに保存したものが、どんどん蓄積されてしまい、最後には何がどこにあるのか分からなくなってしまうのだ。心当たりのある人も多いのではないだろうか？
デスクトップはその名のとおり、机の上と同じ。すぐ使うものならいちいち引き出しにしまうより、確かに机の上にあったほうがすばやく作業に取りかかれる。しかし、何でもかんでも出しっぱなしというのは仕事の効率を上げるとは言いがたい。
もし、ファイルに分かりやすい名前がつけられていれば、デスクトップを覗（のぞ）かれ、そこにあるファイル名を見られただけで、今何の仕事をしているのかが分かってしまうかもしれない。例えば、外出先のカフェでちょっとした作業をしているとき、後ろから覗（のぞ）いた人はあなたのデスクトップにある情報から、あなたの職業や仕事の内容を知ってしまうかもしれないということだ。
また、ファイルの出しっぱなしには、パソコンの動作が遅くなるというデメリットもある。デスクトップにたくさんアイコンが並んでいると、その情報を読み込むのに時間がかかり、パソコンの起動が遅くなってしまうのだ。さらにデスクトップが散らかっていると、うっかり間違ったファイルを開いてしまったり、メールに添付するファイルを間違えたり、などのミスの原因にもなる。アイコンだらけのデスクトップは、セキュリティの観点からも、また仕事を効率アップさせる意味からも、あまりお勧めできない状態と言える。
アイコンがたくさん並ぶ、整理されていないデスクトップ。机の上はあくまでも作業のためのスペースであり、これでは効率的な作業環境とは言えない。
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進行中と終了したもので、フォルダを分けて保存する
デスクトップをアイコンだらけにしないために大切なのは、仮に一時的な保管であっても専用のフォルダを用意して、ファイルを直接デスクトップに置かない習慣をつけること。フォルダは最初からあまり細かく分けず、まずは現在進行形のものと、既にアウトプットが終了したものの、二つに分けるところから始めてみよう。
作成途中のビジネス文書などやりかけのファイルと、できあがって既にメールやプリントにアウトプットしたファイルを区別するだけでも、やりかけのファイルが探しやすくなって作業効率が上がる。単にファイルを見つけやすくなるだけでなく、やらなければいけないものを一箇所に集めることで、抱えている仕事の作業量が俯瞰（ふかん）でき、目標設定やスケジュールの組み立てがしやすくなるというメリットもある。作業を終了したファイルを別のフォルダに移す操作で、達成感が得られる点もポイントだ。
このほかにも、「進行中」「作業終了」「参考資料」「連絡待ち」など、自分なりのルールを決めてフォルダを分類してみよう。ただし、あまり細かく分けすぎると、デスクトップがフォルダだらけになってしまい、元の木阿弥（もくあみ）なので注意したい。できるだけシンプルに、目の前の作業に集中できるように分けるのがコツだ。
デスクトップ整理の第一歩は、デスクトップ上の書類を、進行中かそうでないかの2種類に分けることから。デスクトップをすっきりさせて、作業に集中できる環境を整えよう。
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とりあえず保存時にあとから探しやすいファイル名のつけ方
ファイルをフォルダに保存するのはデスクトップをすっきりさせるだけでなく、あとからファイルを探しやすくするためでもある。作業中のファイルはこのフォルダに入っているというルールさえ決まっていれば、ファイルが見つからないときも、そのフォルダ内を検索するだけで済むからだ。さらに、ファイル名にもルールを決めておくと、あとから探すのがもっとラクになる。
ルールは自己流で構わないが、最終更新日をファイル名につけておけば、同じファイルを何度も人とやり取りする場合なども、最新のものが分かりやすい。お勧めは「140507_○○新規獲得_企画提案書」といった要領で、最終更新日、プロジェクト名、ファイルの中身がひと目で分かるファイル名。このように自分なりのルールに基づいてファイル名をつけてフォルダに保存すれば、大切なファイルがデスクトップで迷子になるということもなくなるはずだ。
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デフォルトのファイル保存先をカスタマイズする方法
自分のルールに基づいてデスクトップ上のファイルをフォルダ分けしたら、今度はファイルを保存する際、自動的にそのフォルダにファイルが格納されるように、設定を変更してみよう。ファイルのデフォルトの保存先は、使用するアプリケーションやOSのバージョンによっても異なる。Officeなどでは、ソフトごとに保存先の設定を変更できるようになっている。
「Word 2013」では「オプション」→「保存先」→「既定のローカルファイルの保存場所」で「参照」ボタンを押し、任意のフォルダを指定すればOK。次からはそのフォルダがデフォルトの保存先になる。ほかのバージョンやほかのOfficeソフトでも同様の方法で、既定の保存先を変更できる。
ブラウザーからファイルをダウンロードする際の保存先も変更できる。
1. Internet Explorerの場合、右上の歯車アイコンから「ダウンロードの表示」を選択。
2.「オプション」を開く。
3.「既定のダウンロードフォルダー」の「参照ボタン」を押して、任意のフォルダを選択する。
なお、OSがWindows 8以上で、Microsoftアカウントを使ってPCにログインしている場合は、既定の保存先がクラウドサービスのOneDriveに指定されている。この場合も以下の画面で保存先をローカルに変更することができる。
「設定」→「PC設定の変更」から「OneDrive」を選択。「ファイルの保存」の「ドキュメントを既定でOneDriveに保存する」をオフにすると、デフォルトの保存先がローカルのハードディスク上に変更される。
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よく使うアプリはタスクバーに固定しておくと便利！
ファイルやフォルダだけでなく、ショートカットアイコンでデスクトップがいっぱいという人もいるだろう。パソコン購入時にも、デスクトップにはお勧めソフトのショートカットアイコンが並べられていることが多い。これはショートカットからソフトにアクセスしやすくするため。ただし、よく使うソフトなら、デスクトップにショートカットを置くよりも、タスクバーに固定しておいたほうが使い勝手がよい。タスクバーはほかのファイルを開いているときも、手前に表示されるため、いつでもソフトの起動が可能だからだ。
ソフトを起動しているときに、タスクバーに表示されているそのソフトのアイコンを右クリック。Windows 7の場合は「タスクバーにこのプログラムを表示する」、Windows 8の場合は「タスクバーにピン留めする」を選択すると、そのソフトのショートカットをタスクバーに常駐させることができる。Windows Vistaの場合もスタートボタン横の「クイック起動ツールバー」に、ソフトのショートカットアイコンをドラッグ＆ドロップで追加すれば、同様にソフトを常駐させることができる。
ファイルをフォルダに、ショートカットをタスクバーに移動すれば、デスクトップはかなりすっきりするはず。机の上と同じく、すっきり片づいたデスクトップで仕事の効率をアップしよう！
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