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名刺、オフィス文書のデジタル管理メリット
最近はビジネスの現場でもペーパーレス化が進んでいる。しかしそれでも多くの紙資料や書類は存在する。名刺もその一つだ。そこで、名刺や紙資料をデジタル管理していこう。これらをデジタル化できれば、必要なときにすばやく見つけ出すことができ、ビジネスのスピードアップが可能である。文書や連絡先を探すといった無駄な時間をなくせるのだ。
また、名刺や文書を保管するスペースを削減することもできる。もちろん捨てられない書類などもあるが、デジタル化することで最小限にできるのだ。このほか、出張先や営業の合間など、オフィスにいない時間でも、デジタル化されていれば簡単にアクセスできる。これからのビジネスにおいて、紙資料のデジタル化は欠かせないテクニックなのだ。
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名刺をスマートフォンで撮影する
ではどのようにデジタル化するといいのだろうか。まず、最も簡単なのが、スマートフォンのカメラで撮影するという方法だ。名刺を受け取ってから、できるだけ時間を置かずに撮影しておけば、撮影時間も後日、名刺交換した記憶をさかのぼるときのヒントになる。
スマートフォンで名刺を撮影するときはできるだけ、光が差して影にならないような場所で真正面になるように撮るのがこつ。カメラアプリによっては、書類モードなどを使うことで、自動的に形を補正してくれるものもある。
あとは、撮影した名刺写真を後述する管理アプリやサービスに保存し、登録するといいだろう。
スマートフォンのカメラで名刺を撮影しておくと、名刺を探す手間がなくなり、出先などでも参照できる。
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名刺や文書をスキャナーで取り込む
大量にたまった名刺や何枚もの書類をデジタル化したい場合、ドキュメントスキャナーを利用するのがお勧めだ。これは名刺や文書を取り込むのに最適なタイプのスキャナーで、ローラーが1枚ずつ紙送りをすることにより、複数枚の文書をまとめて取り込めるというもの。しかも両面を一度に読み込むことができる。
取り込んだデジタル文書はPDFに変換しておくことで、文字認識もでき、簡単に文字検索できる文書になる。
ドキュメントスキャナーとして定番なのが富士通の「ScanSnap ix500」。文書管理ソフト「ScanSnap Organizer」も付属する。
また、キヤノンの「imageFORMULA DR-C225W」も候補。排紙スペースが不要なので、狭い場所にも置ける。
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管理アプリ、サービスを利用する
では取り込んだ文書や名刺はどのように管理するといいのだろうか。つい、取り込んだ写真や文書に文書名を細かく付けたり、フォルダ分けに凝りたくなってしまうが、それはお勧めできない。名刺や文書は毎日のように増えるため、その分類に時間を割いていては続かないのだ。お勧めなのがファイル名は日付、フォルダは文書と名刺を分けるだけ、といったふうにしておくこと。手間がかかることは最小限にするのがコツだ。
名刺をスマートフォンで撮影した場合、そのままフォトギャラリーに保存しておいてもいいが、管理アプリやサービスに登録するのがお勧めだ。デジタル文書管理の定番アプリと言えるのが「Evernote」。テキストメモから画像、動画、PDFやオフィス文書までなんでも保存できるデジタルメモアプリで、複数のパソコンやスマートフォンで同期できる。このEvernoteに名刺画像を登録すれば、自動的にOCR（文字認識）も行われる。
さらに有料会員になれば、PDFやオフィス文書も検索対象にできる。数百枚たまった名刺や画像から、検索文字列にマッチする名刺をすばやく見つけ出してくれるというわけだ。なお、Evernoteで名刺管理する場合、内蔵のカメラ機能を使うことで、よりゆがみない名刺撮影が可能。また、前述のScanSnapで、名刺や文書を読み込んだ後、自動的にEvernoteに登録するといったこともできる。
さらに今、名刺の管理の方法として注目を集めているのが、名刺データを基にしたビジネスSNSだ。その先駆けとなった「Eight」は無料で利用できる名刺アプリとしてスタート。名刺を撮影するだけで、電話番号やメールアドレスのデータ化ができ、さらにSNSとしてつながれるという仕組み。
転職や異動などで肩書きや所属部署が変わった場合も通知され、常に連絡先や名刺データを最新の状態にアップデートできるのだ。
名刺アプリ「Eight」の画面。メッセージのやりとりやニュースのシェア、近況報告などもできる（会社名、人名等は架空のものです）。
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部署で名刺データを共有する
名刺データやデジタル化した文書は個人ではなく、社内や部署内で共有したいというニーズもある。この場合、取り込んだデジタル文書や画像の保存先を社内サーバーや共有設定をしたクラウドストレージにしておこう。
さらに共有した名刺データを活用できるのが大塚商会のオンラインストレージ「どこでもキャビネット」の名刺管理機能だ。スマートフォンのカメラ機能やスキャナー、そしてオフィスにあるデジタル複合機などで名刺を取り込んだあと、OCR処理を行ったうえで、「どこでもキャビネット」に登録しておくと、スマートフォン用のアプリから名刺を参照したり、検索ができる。
さらに面白いのが、現在地から近い住所の名刺を検索できる機能があること。例えばA社に用事があって訪れたあと、近くにあるB社をついでに訪問するといったことができるのだ。これも名刺をデジタル化することで実現しているのだ。
大塚商会のオンラインストレージ「どこでもキャビネット」の名刺管理機能では名刺データにスマートフォンアプリからアクセスでき、地図も表示できる。
法人向けオンラインストレージ「どこでもキャビネット」
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