2020年 9月

仕事効率を上げるパソコン手帖

「Microsoft To Do」でビジネスタスクを管理する

ライター/芝田隆広

ビジネスを円滑に行ううえで「やるべきこと」の「やり忘れ」は致命的だ。「やるべきこと」=「To Do」を確実にこなしていくためには「To Do」の管理ツールを利用するといい。そこで今回は「Microsoft To Do」の使い方を解説していく。

1.「やり忘れ」防止にはスケジュール帳では不十分! 「To Do」を活用しよう

ビジネスの世界では「やるべきこと」=「To Do」が日々大量に発生する。「やるべきこと」を「やり忘れ」てしまうと、さまざまな面で問題が起きる。

日本では、予定を管理するために「スケジュール帳」を利用している人が多い。カレンダーに「15:00~ 会議」などといった具合に書き込んでいって、日々確認するといったやり方だ。このような予定管理は、「何日の何時に予定がある」ということを直感的に把握しやすい。しかし問題もある。

カレンダーに予定を書き込んでいく場合、予定が集中する日があると、1日の欄に書き込む量が増えすぎて見づらくなってしまう。さらに「その日の予定はその日にやればいい」といった感覚で、ついつい仕事を後回しにしてしまいがちだ。

例えば「×月○日に会議」という予定があるとすると、会議に向けてやるべき下準備はさまざまなものがある。資料をそろえたり、企画書を作成したり、人数分のコピーを作ったり……。このようなこまごまとした「やるべきこと」は、スケジュール帳だけでは管理しづらいので、「やり忘れ」が発生する原因となってしまう。

これに対し「To Do」は、「やるべきこと」だけをリストアップし列挙していくという予定管理方法だ。例えば「資料集め」「企画書の作成」「会議室の予約」などといった「やるべきこと」を片っ端から書き出しておいて、やり終わったら消していく。

To Do形式で「やるべきこと」を列挙しておけば、「とにかく上から順にやっていこう」というモチベーションが湧いてくるので、効率よくタスクをこなしていくことができ、「やり忘れ」を防止するのにも役立つ。そして「To Do」の管理に便利なのが、今回紹介する「Microsoft To Do」だ。

「Microsoft To Do」(https://todo.microsoft.com/)は、マイクロソフトが提供している「To Do」管理サービスだ

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2.Microsoft To Doで「やるべきこと」を管理しよう

それでは早速「Microsoft To Do」を使ってみよう。「Microsoft To Do」を利用するには、「Microsoftアカウント」が必要となる。Microsoftアカウントについては、WindowsやMicrosoft Officeのサインイン時に利用しているものがあれば、それを利用すればいい。もしMicrosoftアカウントを持っていない場合は、新規に作成しておこう。

Microsoftアカウントを新規に作成するときは、Microsoftアカウントのサイト(https://account.microsoft.com/)で「Microsoftアカウントを作成」を選択し、画面の指示に従って必要事項を入力していけばいい

「Microsoft To Do」は、パソコンからでもスマホからでも利用できる。Webブラウザー版とアプリ版が用意されているが、今回は手軽にすぐ試すことができるWebブラウザー版での使い方を説明していく。Webブラウザー版は「Microsoft To Do」のサイトで「開始」ボタンをクリックしてサインインすればすぐに利用することが可能だ。

またスマホ用アプリも用意されており、同じMicrosoftアカウントでサインインすれば、To Doリストを同期することができる。

「Microsoft To Do」のサイトで「開始」ボタンをクリックすればすぐに利用できる。「To Doのダウンロード」の下には、Android版/Windows版/iOS版アプリのダウンロードページに移動するボタンが用意されている

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3.Microsoft To Doの使い方

「Microsoft To Do」の使い方は非常に簡単だ。サインインすると、タスクの一覧画面が開くので、「やるべきこと」=「To Do」を片っ端から入力していけばいい。タスクには期限や「毎週月曜日」などといった繰り返しを設定したり、メモやファイルの添付を行ったりすることも可能だ。

タスクが終了したら「完了済み」のチェックを入れていけば、「どのタスクをやり終えたか」「どのタスクをやり残しているのか」を一目で確認することができる。こうして常に「やるべきこと」のリストアップと、「完了」「未完了」のチェックを繰り返していくことで業務の「やり忘れ」を未然に防ぐことができる。

「Microsoft To Do」の初期画面。左側がメニュー、右側にタスク一覧という構成になっている

まずは自分のやるべきタスクを追加していこう。タスク一覧で「+ タスクの追加」をクリックすると、新しいタスクを入力できる

「+ タスクの追加」をクリックしたら、タスク名を入力する

するとタスク一覧に入力したタスクが表示される。タスク上でクリックすると、左側にそのタスクの「詳細ビュー」が表示され、より細かい設定を行える

「詳細ビュー」では、各タスクについて締め切り(期限日)の設定や、「毎日」「毎週」「毎月」などの繰り返し設定、ファイルの添付、メモの追加などが行える

タスクをやり終えたら「完了済みにする」にチェックを入れていけば、どのタスクをやり終えたか把握できる

各タスクの右側にある「☆」マークをクリックすると、そのタスクを「重要」としてマークできる。マークしたものは、標準設定だとタスク一覧の上部に表示される

各タスクに付随する作業がある場合は、「詳細ビュー」画面の「+ 次のステップ」で追加することができる

ここまで説明してきたが、タスク管理画面は非常にシンプルなので、実際に使ってみればすぐに慣れるはずだ。「Microsoft To Do」はスマホからでも利用できるので、出先や移動中でも思いついたときにタスクの確認や、追加・修正が可能だ。ぜひ使いこなして、業務の効率アップに役立ててほしい。

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