快適なWeb会議のためのルール作りを始めよう

1. 過労にならないよう注意する

Web会議は、物理的な移動を伴わないことから、1日に何件ものWeb会議の予定を入れてしまい、どっと疲れを感じた経験のある方も多いと思います。厚生労働省の「VDT作業における労働衛生管理のためのガイドライン」を参考に、Web会議漬けにならないよう、以下のようなルールがあるとよいでしょう。

2. ハラスメントをしない、させない

Web会議の場でも、以下のようなハラスメントが問題となっています。このような場面を見かけたら、職場の上司や同僚に相談するなどして、1人で抱え込まないようにしましょう。

3. 意識して「相手を肯定するコミュニケーション」を取る

オンライン上では、視覚、聴覚以外の情報がそぎ落とされてしまう分、受け手の反応が伝わりづらく、無反応、伝わりづらいと感じやすくなります。また、音声にタイムラグが発生する場合もあり、コミュニケーションが取りづらいと感じたことのある方も多いと思います。オンライン上では意識して「相手を肯定するコミュニケーション」を心がけるとよいでしょう。

Web会議マナーの一例

1. 顔出しを原則とする

   顔出しができない合理的な理由がある場合は、移動中であるなど、差し支えない範囲で相手に理由を伝えると安心感につながります。

2. Web会議の開始時、終了時にはあいさつをする
3. カメラ目線、または正面を向く
4. あいづちは大きくうなずくなどして伝える

   音声はタイムラグで相手の話を遮ってしまう場合があるため、声には出さずに映像として伝わるように相づちを打つとよいでしょう。

5. 他の参加者が話しているときはマイクをミュートにする

   できるだけ静かな環境から参加することが望ましいですが、生活音や雑音が気になるときはミュートにするなど、使い分けるとよいと思います。

6. 自身が発言する際は挙手のうえ、発言をする

   他の参加者の意見は最後まで聞くなど、相手の話を遮らない配慮が必要です。

7. できるだけゆっくり、はっきり話す
8. 最低限の身だしなみを整える

   カメラの映り方も時々確認するとよいでしょう。意外と顔がアップで大きく映りすぎてしまっていたり、カメラが遠すぎて表情が見えにくくなっていたりする場合もあります。

9. 通信環境や、マイク、カメラの設定は事前に確認しておく

   ミーティングが始まってから参加者を待たせないよう、マイクやカメラの設定は事前に確認しておくとよいでしょう。

10. 画面共有を行う場合は、情報漏えいに気を付ける

    映し出す必要のないものは閉じておきます。また、個人情報などを画面共有する場合は事前に相手に確認するなど、画面共有や話を始める前に相手の状況を確認しておきましょう。

11. 録音や録画、スクリーンショットは、あらかじめ撮影などの許可を得ておく。