諸規定の見直しのポイント

規定の見直しのポイント

就業規則

就業規則の変更、もしくはテレワークに関する就業規定を従来の就業規則に付則として追加します。テレワークの頻度が少ない場合（週1～２回程度）は付則で対応できますが、本格的にテレワークを導入する場合は就業規則の改定を検討してください。また、就業規則の変更は労働基準監督署への届け出が必要となります。

諸手当の見直し

在宅勤務時の通信費やPC・プリンター・コピー機・FAX の使用料、携帯・スマホの通信費などをテレワーク手当として支払う場合は、申請方法や金額を規定します。また、長期的にテレワークを行う場合、通勤交通費（定期代）の規定も見直す必要があります。

最近はカフェスタイルのコワーキングスペースやビジネスホテルをシェアオフィスとして利用するケースも増えていますので、それらの利用規定も検討しましょう。将来的には遠隔地での居住など住宅手当の見直しが必要になるかもしれません。

文書のデジタル化

在宅勤務でも必要な資料をすぐ取り出せるように、原則として社内文書は全てデジタル化する旨を規定します。加えてデータの保管、利用、アクセス、守秘義務などをルール化します。また、紙の文書（過去の契約書など）のデジタル化も推進します。

申請規定

各種申請がオンライン処理できるように申請・決裁方法を見直します。ここでポイントになるのが「押印・捺印の廃止」と「オンライン決裁」です。印鑑の廃止と承認決裁のオンライン化はセットで検討します。さまざまなやり方や便利なシステムがありますので、自社に適したシステムの導入と規定の見直しを行い、「ハンコのための出社」をしなくても済むようにしましょう。

勤務環境の規定

新型コロナウイルス感染拡大防止（マスクの着用・検温・手洗いとうがいの実施・ソーシャルディスタンスの確保など）のため勤務環境の規定を見直します。ソーシャルディスタンスの確保はデスクの配置や会議室、休憩室のレイアウトにも関わります。今後もパンデミックの状況は刻々と変化しますので、状況の変化にあわせて規定を柔軟に見直していくことも必要です。

セキュリティ規定

在宅で作業する場合の情報セキュリティ規定を見直しましょう。特にコロナ禍により急いでテレワークを実施した企業では、リスクにつながる課題を検証し、情報流出などの事故が起きないよう規定を整備・強化してください。

そのほかにも、テレワーク関連の規定には健康管理に関わる福利厚生や副業なども挙げられます。テレワーク実施に当たり問題となることを洗い出して、規定の見直しを行いましょう。