ChatGPT、Copilotの「得意領域」
ChatGPTは、文章作成や長文の要約、アイデア出し、構成整理など、特定のツールに縛られず多様なテキストを生成できる「相談相手」AIです。一方のCopilotは、Word、Excel、PowerPoint、TeamsといったMicrosoft製品のサポートに特化しており、資料作成や情報整理、作業効率化を進める場面で力を発揮する「有能な助手」AIと言えます。
つまり、ChatGPTは発想や下書きづくりの自由度に優れ、Copilotは実務ツール上での活用に向いていると言えます。両者を組み合わせれば「企画や文章のたたき台をChatGPTで作成し、それをCopilotで業務に落とし込む」といった使い分けができ、それぞれの強みをより効果的に生かせるのです。
今日から業務に生かせる実例を紹介します。
Outlook編1：Copilotで受信トレイを整理
OutlookでCopilotを活用すれば、メールの内容を簡潔に整理し、重要なポイントを素早く把握できます。受信トレイの確認にかかる負担を軽減し、判断や返信に集中しやすくなる点が大きなメリットです。
特に、要点がつかみにくい長いメールや、複数の依頼事項が含まれる連絡で効果を発揮します。重要事項を見落としにくくなり、内容を素早く理解できるようになるほか、対応漏れの防止にもつながるでしょう。
プロンプト例：
- このメールの要点を三つにまとめてください。
- このメールに含まれる依頼事項と期限を箇条書きで整理してください。
- このメールのうち、私が対応すべき内容を分かりやすく整理してください。
Outlook編2：Copilot×ChatGPTで返信メール作成
Outlookでは、Copilotを活用して返信メールの下書きを作成できます。返信したい内容の要点を伝えるだけで下書きが作れるうえ、「丁寧に」「簡潔に」「やわらかい表現で」といったトーンや文量の指定もできるため、状況に応じた文面を整えやすいのが特徴です。
Copilotで下書きを作成する際に使ったプロンプトをChatGPTにも入力すれば、別の表現案を得ることも可能です。複数の案を比較しながら、より自然で伝わりやすい表現を選ぶことで、返信メールの質をさらに高められるでしょう。
プロンプト例：
- この内容をもとに、社外向けの丁寧な返信メールを作成してください。
- 返信内容はそのままに、やわらかく配慮のある表現に整えてください。
- 相手に失礼のないよう配慮しつつ、簡潔で分かりやすいメール文にしてください。
なお、社外秘情報や個人情報を含む内容を入力する場合は、社内ルールや利用しているAIサービスの契約条件を確認したうえで利用しましょう。
Excel編1：Copilotで簡単データ分析
ExcelでCopilotを活用すれば、Excelの操作に不慣れな人でも、テキストで指示するだけで必要なデータを抽出しやすくなります。関数やフィルター、ピボットテーブルの操作に自信がなくても、データ分析のハードルを大きく下げられるのがメリットです。
Copilotを活用する際は、以下のように分析の観点や出力形式を具体的に伝えましょう。
プロンプト例：
- この売り上げデータをもとに、月別売上合計と前年同月比を集計してください。
- この表から、売り上げが伸びている製品トップ3を特定し、理由として考えられる傾向を簡潔にまとめてください。
- このデータを分析し、注目すべき項目を整理したうえで、報告用に分かりやすく要点をまとめてください。
なお、Copilot in Excelの利用には、対象ファイルがOneDriveまたはSharePointに保存され、自動保存が有効になっていることなど、一定の利用条件があります。
Excel編2：Copilot×ChatGPTで関数入りリストを作成
Excelで関数入りのリストを作成したい場合、ChatGPTとCopilotを組み合わせることで、項目整理から表の整形までスムーズに進められます。
具体的には、まずChatGPTに、プロジェクト管理や顧客対応、進捗確認などに必要な項目を洗い出してもらい、リストのたたき台を作成します。その内容を、Excelに貼り付け、Copilotで表の整形や関数の追加を行うという流れです。
この方法であれば、ゼロから項目を考える負担を抑えながら、期限管理や進捗判定といった計算処理も組み込みやすくなります。それぞれのAIの強みを生かしつつ、実務で使いやすいリストを効率よく作成できるでしょう。
プロンプト例：
手順1：（ChatGPT）このプロジェクト管理に必要なリスト項目を洗い出してください。実務で使いやすいように整理してください。
手順2：（Copilot）以下の項目をもとに、Excelで管理しやすい一覧表の列構成を提案してください。
手順3：（Copilot）この項目一覧をExcel用の表に整え、進捗管理や期限確認に使える関数も入れた形式に整えてください。
まとめ
ChatGPTとCopilotは、それぞれ得意領域が異なるからこそ、組み合わせることで実務での活用幅が大きく広がります。OutlookやExcelなどの日常業務にChatGPTとCopilotを取り入れ、AIによる業務効率化を進めていきましょう。
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