「働き方改革」総務・人事・経理の役割とは

慣習をできるだけスムーズに変えるポイント

例えば、残業時間を抑制する場合、実施するには働く現場の理解を得ることが前提となります。

なぜ残業を減らすべきなのか、残業をしない方法とは、仕事のスタイルをどう変えればよいかなどをきちんと話し合い解決策を見いだすことが必要です。それを研修などで周知・啓発していかなければ、仕事に理解のない会社と思われ不信感が増長し退職・転職につながりかねません。

残業禁止をルール化した多くの企業で実施しているのが強制的なオフィス照明の定時消灯です。これは「照明が消える」という視覚から来る心理的効果が高いといわれています。しかし、これを総務担当者が各部屋の電気を消して回ると「業務中になぜ消すのか」といったトラブルが発生しかねませんし、総務の方の負担も逆に増えてしまいます。

かつて夏場の総務担当者の重要な仕事は「各部署の冷房温度管理」といわれ、各部署を1時間置きにチェックしていた企業もあり、総務部員が見えなくなったら、また元の温度に戻すといういたちごっこが笑い話となったこともあります。これと同じように各部屋の照明を消しても、また点灯すれば意味がありません。

理想的なのは、時間になると自動的に照明がコントロールできるシステムを導入することです。照明や電気を詳細に管理・コントロールできれば、管理負担が軽減され節電の推進にもなります。

個々の社員の業務を詳細に把握するのが改革の第一歩

例えば「営業担当者」であれば、具体的に以下などを洗い出し、効率化の阻害要素を探り、その解決方法を検証します。

• 担当する顧客
• それぞれの売り上げ実績
• 売り上げ内容
• 打ち合わせ・会議時間（社内・社外）
• 見積書・請求書の書類作成時間
• 提案書・仕様書の作成時間
• 連絡時間（電話・メール・FAX）
• 移動時間
• 接待・交際時間
• 残業時間
• 休日出勤状況、有給休暇消化状況

これにより適正な人員配置も見えてきます。これらの情報をゼロから把握するには大変な労力がかかりますが、グループウェアのスケジュール管理に、パソコンの利用状況などを自動的に把握できる仕組みを付加するなど、日常的に負担なく業務内容を管理する方法を検討してみましょう。

自社の方向性に共感する人材の獲得と育成

働き方改革の基本は、仕事とプライベートの両立です。短時間に効率よく働くことで、勤務時間を削減し余暇を充実して過ごすという大きなメリットを創出することです。しかし、勤務時間や場所がフレキシブルになることで一体感がなくなり会社と社員の関係が希薄になるのではという不安も生じます。そのため、新規に人材を採用する際には、会社の目指す方向と応募者の目指す方向がどのように一致するのかという確認が欠かせない要素となります。

さらに応募者のさまざまな生活環境や要望（結婚・出産・育児・介護・勤務地・勤務日数／時間・収入）も一致すれば、入社後大きなパワーを発揮してもらえ、フレキシブルな労務環境でも帰属意識の高い安定した戦力となるでしょう。

少子高齢化が進むにつれて、採用時期や採用方法も多様化していくことになりますので、これまで以上にSNSなどを利用したコミュニケーション型の採用ノウハウを検討されることをおすすめします。

人材の育成も、個々の社員の目指す方向に沿ったキャリアアップを基本に、勤務内容や形態に応じた教育を施すことになります。社員を一堂に集めて相互のコミュニケーションを重視する研修と個別にインターネットなどのメディアを通じて展開するなど研修方法も組み合わせて行うことが必要になってきます。教育・研修は人事評価や人事異動と連動することで育成効果を継続的に検証すると共に、多様な人材をできるだけ長期的に戦力として活用していくことが、これからの人材育成のポイントとなります。

「労働環境の見なおし」はセキュリティ対策から

「働き方改革」に欠かせないのは、オフィス以外でも仕事が可能な環境づくり。とはいえ、最初から大がかりな整備は必要ありません。まずは「安全性」の確保がポイントです。

労働環境を見なおすと働き方が変わる

「テレワーク」は、職場の環境に近づけられるソリューションを選択

在宅勤務やモバイルワークで問題になりやすいのは、労務管理やコミュニケーション不足。テレワークソリューションの選び方が重要です。自分の会社にあったソリューションの選び方を紹介します。

テレワークで広がる「働き方」

「残業抑制」には、働きやすい環境や、帰るきっかけを用意

長時間労働の改善は、個人の努力に頼ると従業員に負担を強いてしまうことも考えられます。身近なITを上手に活用すれば、労働時間を適切に管理したり、"帰るきっかけ"をつくったりすることも可能です。

残業抑制は生産性向上のカギ