「今さら聞けない年末調整の基礎」の巻

年末調整とは

年末調整とは、従業員が提出する扶養控除申告書等に基づき、所得税の税額計算を確定する作業をいいます。年末調整の基本についてはバックナンバー「年末調整で処理できる控除とできない控除」の巻を参照ください。

「年末調整で処理できる控除とできない控除」の巻

まずは準備から

年末調整は計画的に進めていくことが肝心です。どのタイミングで何をすべきか、まずは大まかにスケジュールを把握しておきましょう。

年末調整To doカレンダー

年末調整に必要な作業をスケジュールに落とし込みました。

1.国税庁から「扶養控除申告書・配偶者控除等申告書及び保険料控除申告書」を入手しましょう

国税庁のホームページからダウンロードするか、最寄りの税務署で入手しましょう。税務署によって時期は前後しますが、10月中には入手可能となります。また、給与ソフトから出力することも可能です。

参照：平成30年分　給与所得者の保険料控除申告書

2.従業員に「扶養控除申告書・配偶者控除等申告書及び保険料控除申告書」を配布しましょう

3.従業員から「扶養控除申告書・配偶者控除等申告書及び保険料控除申告書」を回収しましょう

4.予備日
控除証明書などの書類に不備がある場合が想定されるので、対応のための予備日を設定しておくといいでしょう。

5.12月支払給与分に加味して還付金または不足金を精算しましょう
12月中に計算が終わらない場合には1月の支払給与分で精算してください。

1.生命保険料控除および損害保険料控除のはがき

保険会社の発送状況にもよりますが、一般的には10月中旬ごろ、従業員の住所地に届きます。従業員がこれを紛失した場合、再発行に2週間程度は必要と考えてください。新入社員など初めて年末調整を経験する従業員には、紛失しないようあらかじめ注意しておいた方がよいでしょう。

2.社会保険料控除証明書（国民年金のはがき）

新規採用された従業員で、入社前まで国民年金を支払っていた人、あるいは扶養者の国民年金を支払っていた人は、会社で天引きされている厚生年金等の社会保険料とは別に「社会保険料控除証明書」を添付することで社会保険料控除が受けられます。
社会保険料控除証明書は日本年金機構から10月下旬ごろ、被保険者（加入者）の住所地に届きます。こちらも紛失などで再発行をしてもらう場合、生命保険料等と同様に数週間かかるので注意が必要です。

3.前職の源泉徴収票

途中入社かつ、その年にほかの会社や団体で就業していた従業員については、前職の源泉徴収票を加味して計算し、年末調整をすることになります。このため従業員からは前職の源泉徴収票を提供してもらわなくてはいけません（注）。

4.その他

従業員が住宅借入金等特別控除、勤労学生控除、国外居住親族の扶養控除の適用を受ける場合には、各種書類が必要となります。これら書類をチェックして、不足書類があれば従業員に提出を求めてください。

a.住宅借入金等特別控除を受ける場合……住宅借入金等特別控除額の計算明細書および借入金残高証明書
b.勤労学生控除を受ける場合……勤労学生に該当する旨を証する書類
c.平成30年分の源泉徴収において非居住者である親族に係る扶養控除、障害者控除または源泉控除対象配偶者の控除の適用を受ける場合……その親族に係る親族関係書類および送金関係書類

配偶者控除と配偶者特別控除の改正ポイント

提出書類の形式変更

改正に伴い、以下の提出書類の形式が変更されます。

a.給与所得者の扶養控除等（異動）申告書
b.従たる給与についての扶養控除等（異動）申告書
c.給与所得者の保険料控除申告書
d.給与所得者の配偶者控除等申告書
e.給与所得・退職所得に対する源泉徴収簿

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年末調整手続きの際、従業員が作成する保険料控除申告書などの申告書は、控除証明書などのデータを活用して簡単に年末調整申告書の電子データを作成することができます。また、給与担当者も電子データで提出されることにより、在宅のまま出社する必要がなく年末調整の手続きを進めることができ、書面での年末調整の場合の書類保管コストも削減できます。大塚商会では、年末調整の「効率化のステップアップ」や「運用例」のご紹介と人事労務の電子化でもっと便利にできる情報を無料ガイドブックにまとめました。ぜひご活用ください。

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