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なぜデータが散らかるのか？ 規則性のない運用がその元凶
「作成したファイルがパソコンのどこにあるか分からない！」。急ぎの仕事をしているときに、このような経験をしたことのある人はけっこういるはずだ。デスクトップにフォルダやファイルが散乱していて、必要なファイルがどこにあるか分からない。必要そうなファイルをいくつか見つけたが、データがどのファイルに入っているか分からないので片っ端からダブルクリック……。こんな状況では業務を効率的にこなすことは望めない。
このような事態に陥ってしまう人は、データの保存方法に規則性がない場合が多い。ビジネス文書やダウンロードしたファイルをあるときはデスクトップに保存したり、あるときはドキュメントに保存したり、また「aaa.xls」などといった具合に、ファイルの保存時に内容の分からない適当なファイル名をつけていたり。ファイル数が少ないうちはこれでも何とかなるかもしれないが、それが積もり積もると何が何だか分からない状況になってしまうのだ。
データがすぐに見つかるようにするためには、「保存時の自分内ルール」を作っておくことが重要だ。常にそれに従ってデータを保存していけば、データは自然と整理される。
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用件ごとにフォルダを作り、分かりやすいファイル名をつけよう
それではファイルをきちんと整理するにはどのようなルールが必要なのか。何も難しいことをする必要はない。押さえておくべきルールは、以下の3点だけだ。
1.データを保存するためのフォルダを用意する
ファイルが散らかる大きな原因として、「ファイルの保存場所が一定しない」ということが挙げられる。あるファイルをドキュメントに保存したかと思えば、次のファイルはデスクトップに保存し、その次のファイルはUSBメモリに入れる……などといったことをしていれば、どこにファイルがあるか分からなくなるのも当然だ。データを保存するための専用フォルダをあらかじめ作っておき、必ずそこにファイルを入れるようにしよう。
2.用件ごとにフォルダを分ける
1.のルールに従い、例えばCドライブに「DATA」というフォルダを作ったとしよう。しかし、作成したファイルをただDATAフォルダに入れていくだけでは、ファイルが増えていくにつれて整理がつかなくなる。ファイルは必ず、用件ごとのフォルダを作ってそこに保存していこう。
ここで重要なのがフォルダ名だ。「新しいフォルダ」や「あああ」などの適当なフォルダ名では中に何が入っているか分からない。「企画書」「資料」「家族」などといった具合に、ファイルの種類別にきちんとフォルダ名をつけて、そこに保存していこう。
さらに各フォルダ内に多数のファイルを保存するなら、フォルダ内にまたフォルダを作って分類していくとよい。例えば、「企画書」フォルダ内に「201401」「201402」「201403」……といった具合に、日付ごとのフォルダを作っておけば、より分かりやすくなるはずだ。
3.ファイル名は「日付＋内容」にしておく
ファイルを保存するときは、「20140601-A社用プレゼン資料.doc」などといった具合に、作成した日付と内容が分かるような具体的なファイル名をつけておくのがオススメだ。そのファイルが、「いつ」作成したもので、「どんな内容なのか」がファイルを開かなくても分かる。2.のフォルダ名と合わせれば、「どこを探せば必要なファイルが見つかるのか」が一目瞭然になるはずだ。
データを保存するためのフォルダはあらかじめ作っておこう。また、用件ごとにフォルダを分けて、そこにファイルを保存しておくと整理がしやすくなる。
作成したファイルは「作成日付-内容」といったファイル名にしておくと、ファイルをいちいちダブルクリックしなくても内容が分かるので便利。
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Cドライブを理解してデータを整理しよう
Windowsパソコンでは、「Cドライブ」は特別なドライブだ。Windowsのシステムそのもの、さまざまなアプリケーションのファイル、「ドキュメント」など、重要なファイルは標準ではすべてCドライブに保存される。それだけに「Cドライブ」がどのような構成になっているかを理解するのも、パソコンの整理では重要だ。
Cドライブに存在するフォルダの中で、特に重要なフォルダは以下の3種類。まず、それぞれの役割を覚えておこう。
Windows
Windowsの動作に必要なファイルがまとめられている。Windowsフォルダ内のファイルをうっかり上書きしたり削除したりしてしまうと、動作に支障が出る場合があるので、通常はいじらないほうが無難だ。
Program Files
アプリケーションソフトの動作に必要なファイルが保存されている。64ビット版Windowsの場合は「Program Files」に64ビット版のアプリケーション、「Program Files（x86）」に32ビット版のアプリケーションがインストールされる。
ユーザー
Windowsでは「ユーザー」と表示されるが、実際は「Users」というフォルダになっている。このUsersフォルダ内に、ユーザー名のフォルダが用意され、その中にデスクトップのファイルや、ドキュメントなどのフォルダが用意されている。データを整理するうえで、最も重要なのがこのフォルダだ。
Cドライブの容量が足りなくなると、データを保存する場所がなくなるし、Windowsの動作にも支障が出る。容量が足りなくなったときは、外付けHDDなどがあるなら適宜データを移動していくとよい。また「ディスクのクリーンアップ」やドライブの圧縮、ごみ箱を空にすることでも、ある程度の容量を空けることができる。ただし、ディスクのクリーンアップなどは一時的な対策なので、もし可能であれば以下で紹介するドキュメントフォルダの移動なども試してもらいたい。
ごみ箱アイコンを右クリックして「ごみ箱を空にする」を選択すると、ごみ箱に捨てたファイルが完全に削除され、ディスク容量が空けられる。なお、ごみ箱を空にすると、通常の方法ではファイルを復元できなくなるので注意。
「ディスクのクリーンアップ」で空き容量を増やしたい場合は、「コンピューター」でCドライブを右クリックし「プロパティ」を選択する。
このようなウィンドウが表示されるので 「全般」タブで「ディスクのクリーンアップ」をクリックする。
「削除するファイル」で、削除したいファイルの種類にチェックを入れて、「OK」ボタンをクリックすると、不要なファイルが削除されて空き容量が増える。
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ドキュメントフォルダを移動する
Windows 7/8の「ドキュメント」（それ以前は「マイドキュメント」）フォルダは、ユーザーのさまざまなファイルが保存される重要なフォルダだ。それだけに大量のデータがたまり、Cドライブの容量を圧迫しがちだ。
最近のパソコンは、データ保存用に「Dドライブ」が準備されているものも多い。「ドキュメント」フォルダを、容量に余裕のあるドライブに移動すれば、Cドライブの空きを増やすことが可能となる。CドライブはWindowsのシステムそのものが入っているため、最もトラブルが生じやすいドライブなので、Dドライブなど別のドライブにドキュメントを移しておくとより安心感が増す。
「ドキュメント」フォルダを別の場所に移動したい場合は、「コンピューター」で「ドキュメント」を右クリックし「プロパティ」を選択する。
このようなウィンドウが表示されるので「場所」タブを選択し、「移動」をクリックする。
あらかじめDドライブなど移動したい場所に「document」などのフォルダを作っておき、「フォルダーの選択」をクリックする。これで「ドキュメント」の内容が、指定したフォルダに移動される。
ここまでデータの整理方法を紹介してきたが、何より大事なのは、日ごろからファイルをこまめに整理しておくことだ。いちいちフォルダを作ったりするのは面倒に思えるかもしれないが、結果的には効率的な作業が可能となり、作業時間の短縮にもつながる。きちんと運用ルールを定めて、しっかり運用してもらいたい。
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