2018年 2月

仕事効率を上げるパソコン手帖

ショートカット達人になるためのキーボード、マウス&設定術

テキスト/コヤマ タカヒロ

仕事では、オフィスソフトを活用してさまざまな文書をまとめ、資料を作成する必要がある。そしてそれらを効率よく行うために欠かせないのがショートカットキーの活用だ。キーボードからマウスに手を動かし、メニューから操作するのに比べて、ショートカットキーを使えば確実に数秒は短縮できる。一度に数秒でも、一日、一カ月のパソコン作業の時間から考えると、書類の作成時間を大きく短縮できるのだ。今回はそんなショートカットの活用方法について紹介しよう。

WindowsとOfficeで知っておきたい基本ショートカット17

ショートカットキーには、Windows共通のものと、メーカー、ソフト独自のものがある。例えば、[Ctrl+S]は Windowsで共通して、上書き保存ができるショートカットだ。これは最も覚えておきたいショートカットキーで、無意識に押しているぐらいにしたい。すると、「せっかく作った書類の保存を忘れて消えた」といったミスが起きなくなる。このほか、[Ctrl+P]は書類の印刷だ。このあたりの基本ショートカットキーはできるだけ覚えておきたい。

下に用意したのが、Windows共通のショートカットキーと、Word、Excelを利用するうえで覚えておくと効果的なショートカットキーだ。使い方に合わせてマスターしたい。優先順位は使用頻度の高い機能を使うときに、手をマウスに動かすことなくできるようにすること。それを意識するだけで効率化できる。

【共通】

Ctrl + S上書き保存
Ctrl + P印刷
Ctrl + H置換画面を開く
Ctrl + B文字を太字に変更/解除
Ctrl + F検索画面を開く

【Word】

Ctrl + Enter改ページを挿入する
Ctrl + ] フォントサイズを1ポイント大きくする
Ctrl + Space文字書式を解除する
Ctrl + 数字キー行間を設定する

【Excel】

Shift + Enter確定して上のセルに移動
Tab確定して右のセルへ移動
Shift + Tab確定して左のセルへ移動
Alt + Enterセル内で改行
Ctrl + :セルに現在の時刻を入力
Ctrl + ;セルに現在の日付を入力
Ctrl + Shift + $セル内のデータを通貨表示
Ctrl + Shift + %セル内のデータをパーセントで表示

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キーマッピングを変えてキーボードをより使いやすくする。

ショートカットキーを覚えても、キーボードレイアウトや大きさなどによっては使いにくいこともある。例えば右側の[Ctrl]キーや[Alt]キーが小さなノートパソコンでは、両手を使わないとショートカット入力ができない、なんてこともある。そんなときにオススメなのが、使わないキーを使用頻度の高いキーに、変えてしまう方法だ。

例えばデスクトップパソコンの場合、メインキーとテンキーの間にも多くのキーがある。その中でも[Home]キーや[End]キーを使っていない人が多いはずだ。例えばそれらのキーを[Tab]キーに変えてみる。すると、Excelのデータ入力性がアップ。上で紹介している[Shift+Tab]のショートカットも右手側で入力できるようになる。[Enter]キーと同様に確定するショートカットキーなので右手の方がリズミカルにタイピングできるのだ。

このほか、ローマ字入力なら[無変換]や[ひらがな/カタカナ]キーなど使わないキーが多くある。これらを別のキーにすることで、入力効率、そしてショートカットキーの入力しやすさをさらにアップできる。

Change Key

キーレイアウトを変更できるフリーツール。管理者権限で実行しよう。

Change Key

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よりショートカットを便利に使えるようになるキーボード編

ソフトによっては三つのキーを組み合わせたショートカットキーも多く設定されている。その配置によっては両手でえいやっと押す必要があり、これが高頻度だと作業の効率化を妨げる要因にもなる。仕事で使っているパソコンのキーボードを変更したり、追加できるなら、プログラマブルキーを配置したタイプを選ぼう。

用意されているプログラマブルキーに、その複雑なショートカットキーを登録すれば、そのワンキーを押すだけで機能が利用できるようになる。

プログラマブルキーを備えたキーボードは、ゲーミングタイプに多い。ゲームでは、繊細で緻密なキー操作を素早く行う必要があるだけに、ビジネスユースでも役に立つというわけだ。

ロジクール(G105 Gaming Keyboard)
18種類のキー操作を登録できる六つのGキーを搭載する低価格なゲーミングキーボード。

エレコム(“DUX”MMOゲーミングキーボード TK-DUX30BK)
決まった作業手順をレコ−ディングできるハードウェアマクロ機能を搭載するキーボード。キーボードに設定が保存できる。

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よりショートカットを便利に使えるようになるマウス編

上では、キーボードに手を置いたままでショートカットキーを操作できるようになるのが、パソコン作業の効率化だと紹介した。しかし、仕事によってはマウス操作の方が向くものもある。例えば入力済みのExcelのシートチェックなどはキーボードよりはマウス操作が求められる。

そういったシーンでは多ボタンを搭載するマウスを利用すると便利だ。基本となる左右ボタン以外のボタンに、カット、コピー、ペースト(貼り付け)を配置すれば、マウスを持った右手だけでそれらの操作ができる。また、使用頻度の高いショートカットキーを登録しておくことも可能だ。

ロジクール(ゲーミング マウス G300S)
九つのボタンそれぞれに機能を登録できるマウス。マウス内に記録するため、別のパソコンでも使える。

各ボタンの設定画面。パソコン側に設定が残らないので共有パソコンでも使いやすい。

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その他あると便利な周辺ツール

さらにキー入力を効率的に行うためには周辺機器を活用したい。例えばノートパソコンを利用している場合、外付けのテンキーを用意したい。オススメはボタン一つで矢印キーとしても使えるタイプ。さらに[Tab]キーを配置したモデルならExcelの入力効率もアップする。Excelで桁の大きな数値を頻繁に打ち込む場合は、[00]キーや[000]キーを搭載するテンキーを選ぼう。

また、テンキーとして使えるだけでなく、それらのキーにショートカットを記録したプログラマブルキーとしても使える外付けテンキーもある。ショートカットを多用する使い方に最適だ。

バッファロー(スリムテンキーボード Tabキー付き BSTK11)

[Tab]キーとカーソル操作モードへの切り替え機能を搭載したテンキー。[BackSpace]キーも装備する。数字キーを使ったショートカットなども使いやすくなる。

サンワサプライ(プログラマブルテンキー NT-19UH2BK)

テンキーモードだけでなく割り付けモードを搭載。ショートカットキーなどの登録ができる。

ルートアール(USB3連フットペダルスイッチ マウス操作対応 RI-FP3BK)

足で三つのペダルを踏んでキー操作ができるフットペダル。マウス操作だけでなく、ショートカットキーなどが割り当てられる。議事録のテープ起こし時などに便利だ。

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ショートカットを活用して仕事の効率をアップしよう

仕事にパソコンを使う一番の理由は作業の効率化だ。しかし、パソコンが高性能化した現在、ボトルネックになりがちなのがパソコンを操作する人だ。パソコンを操作する人が効率的に作業できないと、膨大な仕事は処理できない。

そこでまずは、手軽に効率化できるショートカット操作の活用から始めてみるのがおすすめだ。慣れるまで覚えるまでには時間がかかるかもしれないが、覚えてしまえば確実に作業のスピードアップができる。それを積み上げていけば、仕事の効率は確実にアップできるのだ。

ショートカットの活用で効率化を体験したら、この先にはマクロやツールを使った自動化、そして定型文のテンプレート化など、さまざまな効率化にも自然と取り組めるようになる。まずは必須ショートカットのマスターから始めてみてはいかがだろうか。

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