WindowsとOfficeで知っておきたい基本ショートカット17
ショートカットキーには、Windows共通のものと、メーカー、ソフト独自のものがある。例えば、［Ctrl＋S］は Windowsで共通して、上書き保存ができるショートカットだ。これは最も覚えておきたいショートカットキーで、無意識に押しているぐらいにしたい。すると、「せっかく作った書類の保存を忘れて消えた」といったミスが起きなくなる。このほか、［Ctrl＋P］は書類の印刷だ。このあたりの基本ショートカットキーはできるだけ覚えておきたい。
下に用意したのが、Windows共通のショートカットキーと、Word、Excelを利用するうえで覚えておくと効果的なショートカットキーだ。使い方に合わせてマスターしたい。優先順位は使用頻度の高い機能を使うときに、手をマウスに動かすことなくできるようにすること。それを意識するだけで効率化できる。
【共通】
| Ctrl ＋ S | 上書き保存 |
| Ctrl ＋ P | 印刷 |
| Ctrl ＋ H | 置換画面を開く |
| Ctrl ＋ B | 文字を太字に変更/解除 |
| Ctrl ＋ F | 検索画面を開く |
【Word】
| Ctrl ＋ Enter | 改ページを挿入する |
| Ctrl ＋ ] | フォントサイズを1ポイント大きくする |
| Ctrl ＋ Space | 文字書式を解除する |
| Ctrl ＋ 数字キー | 行間を設定する |
【Excel】
| Shift ＋ Enter | 確定して上のセルに移動 |
| Tab | 確定して右のセルへ移動 |
| Shift ＋ Tab | 確定して左のセルへ移動 |
| Alt ＋ Enter | セル内で改行 |
| Ctrl ＋ ： | セルに現在の時刻を入力 |
| Ctrl ＋ ； | セルに現在の日付を入力 |
| Ctrl ＋ Shift ＋ ＄ | セル内のデータを通貨表示 |
| Ctrl ＋ Shift ＋ ％ | セル内のデータをパーセントで表示 |
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キーマッピングを変えてキーボードをより使いやすくする。
ショートカットキーを覚えても、キーボードレイアウトや大きさなどによっては使いにくいこともある。例えば右側の［Ctrl］キーや［Alt］キーが小さなノートパソコンでは、両手を使わないとショートカット入力ができない、なんてこともある。そんなときにオススメなのが、使わないキーを使用頻度の高いキーに、変えてしまう方法だ。
例えばデスクトップパソコンの場合、メインキーとテンキーの間にも多くのキーがある。その中でも［Home］キーや［End］キーを使っていない人が多いはずだ。例えばそれらのキーを［Tab］キーに変えてみる。すると、Excelのデータ入力性がアップ。上で紹介している［Shift＋Tab］のショートカットも右手側で入力できるようになる。[Enter]キーと同様に確定するショートカットキーなので右手の方がリズミカルにタイピングできるのだ。
このほか、ローマ字入力なら［無変換］や［ひらがな／カタカナ］キーなど使わないキーが多くある。これらを別のキーにすることで、入力効率、そしてショートカットキーの入力しやすさをさらにアップできる。
Change Key
キーレイアウトを変更できるフリーツール。管理者権限で実行しよう。
Change Key
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よりショートカットを便利に使えるようになるキーボード編
ソフトによっては三つのキーを組み合わせたショートカットキーも多く設定されている。その配置によっては両手でえいやっと押す必要があり、これが高頻度だと作業の効率化を妨げる要因にもなる。仕事で使っているパソコンのキーボードを変更したり、追加できるなら、プログラマブルキーを配置したタイプを選ぼう。
用意されているプログラマブルキーに、その複雑なショートカットキーを登録すれば、そのワンキーを押すだけで機能が利用できるようになる。
プログラマブルキーを備えたキーボードは、ゲーミングタイプに多い。ゲームでは、繊細で緻密なキー操作を素早く行う必要があるだけに、ビジネスユースでも役に立つというわけだ。
ロジクール（G105 Gaming Keyboard）
18種類のキー操作を登録できる六つのGキーを搭載する低価格なゲーミングキーボード。
エレコム（“DUX”MMOゲーミングキーボード TK-DUX30BK）
決まった作業手順をレコ−ディングできるハードウェアマクロ機能を搭載するキーボード。キーボードに設定が保存できる。
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よりショートカットを便利に使えるようになるマウス編
上では、キーボードに手を置いたままでショートカットキーを操作できるようになるのが、パソコン作業の効率化だと紹介した。しかし、仕事によってはマウス操作の方が向くものもある。例えば入力済みのExcelのシートチェックなどはキーボードよりはマウス操作が求められる。
そういったシーンでは多ボタンを搭載するマウスを利用すると便利だ。基本となる左右ボタン以外のボタンに、カット、コピー、ペースト（貼り付け）を配置すれば、マウスを持った右手だけでそれらの操作ができる。また、使用頻度の高いショートカットキーを登録しておくことも可能だ。
ロジクール（ゲーミング マウス G300S）
九つのボタンそれぞれに機能を登録できるマウス。マウス内に記録するため、別のパソコンでも使える。
各ボタンの設定画面。パソコン側に設定が残らないので共有パソコンでも使いやすい。
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その他あると便利な周辺ツール
さらにキー入力を効率的に行うためには周辺機器を活用したい。例えばノートパソコンを利用している場合、外付けのテンキーを用意したい。オススメはボタン一つで矢印キーとしても使えるタイプ。さらに[Tab]キーを配置したモデルならExcelの入力効率もアップする。Excelで桁の大きな数値を頻繁に打ち込む場合は、[00]キーや[000]キーを搭載するテンキーを選ぼう。
また、テンキーとして使えるだけでなく、それらのキーにショートカットを記録したプログラマブルキーとしても使える外付けテンキーもある。ショートカットを多用する使い方に最適だ。
バッファロー（スリムテンキーボード Tabキー付き BSTK11）
[Tab]キーとカーソル操作モードへの切り替え機能を搭載したテンキー。[BackSpace]キーも装備する。数字キーを使ったショートカットなども使いやすくなる。
サンワサプライ（プログラマブルテンキー NT-19UH2BK）
テンキーモードだけでなく割り付けモードを搭載。ショートカットキーなどの登録ができる。
ルートアール（USB3連フットペダルスイッチ マウス操作対応 RI-FP3BK）
足で三つのペダルを踏んでキー操作ができるフットペダル。マウス操作だけでなく、ショートカットキーなどが割り当てられる。議事録のテープ起こし時などに便利だ。
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ショートカットを活用して仕事の効率をアップしよう
仕事にパソコンを使う一番の理由は作業の効率化だ。しかし、パソコンが高性能化した現在、ボトルネックになりがちなのがパソコンを操作する人だ。パソコンを操作する人が効率的に作業できないと、膨大な仕事は処理できない。
そこでまずは、手軽に効率化できるショートカット操作の活用から始めてみるのがおすすめだ。慣れるまで覚えるまでには時間がかかるかもしれないが、覚えてしまえば確実に作業のスピードアップができる。それを積み上げていけば、仕事の効率は確実にアップできるのだ。
ショートカットの活用で効率化を体験したら、この先にはマクロやツールを使った自動化、そして定型文のテンプレート化など、さまざまな効率化にも自然と取り組めるようになる。まずは必須ショートカットのマスターから始めてみてはいかがだろうか。
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