【連載終了】総務・人事・経理の役割とは

企業における経理部の役割とは

日々のお金の動きを管理し、経営判断に必要な決算資料を作成。
売り上げや交通費など企業活動の中で発生する経費を集約し、決算書など経営状態を示す資料としてまとめるのが経理の仕事です。正確で迅速な業務の遂行が、健全な会社経営に直結します。

1. 経理部の役割とは

企業活動で発生するさまざまなお金の情報を収集して、帳簿に記帳するのが経理の基本業務となります。

経理の基本業務

出納業務現金による経費精算や各種支払いと残高の管理、銀行の入出金を管理します。
記帳業務お金の流れを企業間取引のルールに従って記録するために、売上伝票などを起票し、現金出納帳や総勘定元帳という帳簿類を作成します。
集計業務帳簿を基に試算表や決算書などの集計表を作成し、経営者に報告します。
給与計算勤怠項目、各種手当、社会保険、住民税などを算出します。

経理の仕事

経理の基本業務は、年次決算日にまとめる「決算書」の作成を中心に、日々発生するお金の動きを管理します。また、結果は月単位で集計し経営層や関係部署に経営状況を示す資料として報告します。経理が月次で作成する試算表や損益計算書などの資料は、経営判断をするうえでの最重要資料となります。

日常業務

売り上げや支払い、交通費など、企業活動の中で発生する現金や預金の管理を行います。入出金時に伴う請求書、納品書、領収書の発行や確認を行い仕訳後に伝票を作成し記帳します。

年次決算書を作成する過程での第一歩となるのが、日々の経理業務です。正確な情報とするために、請求書や領収書の確認は慎重に行わなければなりません。そのため、金額だけでなく内容を詳細に確認し、不明点があれば担当者や発行元に照会します。

月次業務

月次業務の主な仕事は「請求と支払い」つまり、売掛金と買掛金の管理、給与計算です。売掛金は請求先の締め日・支払日、支払い方法（現金・銀行振り込み、手形など）を把握し、入金状況を確認します。売掛金の管理は、仕入先請求書に基づいて内容を確認し、支払い手続きを行います。給与計算では間違いのないように各項目を確認します。特に引っ越しや結婚、出産などの家庭環境変化による手当や社会保険、税金の金額変更の反映を見落とす場合がありますので注意が必要です。

月次業務は、試算表と損益計算書としてまとめて経営層に報告されます。これは会社の収益状況を表すため、投資や資金調達の際に経営情報として活用されます。

年次業務

企業は年間の収益状況を決算書としてまとめます。経理業務は年次決算書の作成に向けて行われています。決算日の2カ月以内に集計業務を終え、税務署に申告を行い納付期限までに納付します。株主総会を行う場合は決算日より３カ月以内に開催します。

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2. 経理部門・財務部門・会計部門の違い

企業によっては、経理部門だけでなく財務や会計の部門が存在します。どれも同じように会社の収益を扱う部門ですが、主とする役割や機能が異なります。

経理部門

経理部門は日常的なお金の処理を行います。また、お金だけでなく物品の出入りについても棚卸しなどで数量・価値を把握し計上します。伝票の起票、帳簿の記帳、請求書や領収書など証書の仕訳と保管を行い、試算表や総勘定元帳、決算書としてまとめます。

財務部門

経理部門で作成された試算表や決算書を基に、経営に必要な資金の調達を行います。経理部門がお金の流れの結果をまとめるのに対して、その結果を基に今後の資金運用を図るのが財務部門の役割となります。そのため経営層との意思疎通を密接に行い、融資や投資の経営判断に基づいて金融機関との折衝を行います。

会計部門

「会計」という言葉自体は、お金や物品の出し入れに関する記録を取ることです。それらの記録を簿記ルールに基づいて起票・記帳し、総勘定元帳や決算書を作成するのが「経理」となります。

会計業務は総勘定元帳から会社の基準に沿って、賃借対照表や損益計算書などの財務諸表を作成するプロセスが含まれます。つまり経理業務は会計業務の一部となります。上場企業をはじめとした大手企業で「会計部門」という部門名や担当名の場合、証券取引所で公表ルールのある決算短信や会社法で定められた決算公告に必要な資料を専門的にまとめて公表する部署（担当）を指す場合があります。

「経理」「財務」「会計」の違い

企業によっては経理、財務、会計の業務は一体となっている場合も多く、言葉も似たような意味を持っているためそれぞれの違いが分かりにくいのですが、業務としての主たる役割は違います。成果物である「決算書」を軸に役割を整理すると以下のようになります。

経理お金や物の出入り状況を帳簿に記帳し決算書を作成する。
財務決算書を基に資金調達を行う。
会計決算書を基に会社の経営状況を示す。

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3. 経理書類の保存期間と方法

帳簿書類の保存期間

企業の経理に関わる帳簿書類は、その事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間保存しなければなりません（注）。また、インターネットなどで電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録（電子データ）をその事業年度の確定申告書提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。

「帳簿」は、総勘定元帳、仕訳票、現金出納帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳、売上帳、仕入帳などがあります。「書類」には、棚卸表、賃借対照表、損益計算書、注文書、契約書、領収書などがあります。

  • （注）2018年4月1日以降に開始する欠損金が発生する事業年度においては、帳簿書類の保存期間が10年に延長されています。

帳簿書類の保存方法

帳簿書類の保存方法は紙による保存が原則となります。PCで作成された帳簿書類データについても、原則として出力した紙により保存する必要があります。
ただし、PCで作成する書類で一定の要件を満たす場合は、サーバー、DVD、CDなどのメディアに保存することができます。この場合、所轄の税務署長に申請し承認を受ける必要があります。

帳簿書類等の保存期間及び保存方法（国税庁のWebサイトが開きます）

経理書類は企業の業績の根幹となる重要な情報となります。また、給与に関わる税務申告や保険の手続きで扱う「マイナンバー」も厳重に保管する必要があります。
書類の保管は部外者が立ち入れない場所に施錠保管し、データは担当者以外アクセスできないようにするなどの対策が必要です。

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