Excelのデータ加工が一瞬でできる強力ワザ

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1. 法則性があるデータの加工が短時間で完了

総務や人事の業務では、データを書類の形式やデータベースが求める形式に応じて加工する作業がしばしば発生します。例えば、社員名簿では一つの項目になっている「社員名」を、外部のデータベースに登録するため「姓」と「名」に分割する必要がある、といった場合、どのように加工するのがいいでしょうか？

「社員名」の姓と名が半角スペースなど決まった記号で区切られていれば、複数の関数を組み合わせて別々のセルに姓のみ、名のみを取り出せます。しかし、Excel 2013以降に搭載されている「フラッシュフィル」を利用すれば、もっと簡単な操作で姓と名を分割可能です。

一つのセルのデータを、セルの右下に表示される「フィルハンドル」をドラッグするだけで複数のセルにコピーできる「オートフィル」という機能があります。「フラッシュフィル」は、このオートフィルを発展させたもので、最初にサンプルとなるデータを入力してフラッシュフィルを利用すると、もとのデータとサンプルから加工の法則性を自動的に見つけ出し、複数のセルのデータを自動的に加工できます。

どのように使えるか、具体例を見ていきましょう。以下に、フラッシュフィルで名簿の「社員名」を「姓」と「名」に分割する手順を解説します。