2019年10月28日公開

【連載終了】読んで役立つ記事・コラム

【アーカイブ記事】以下の内容は公開日時点のものです。
最新の情報とは異なる可能性がありますのでご注意ください。

Excelで複雑な有給休暇日数の計算を自動化

執筆：できるネット

入社半年後から1年ごとに追加される有給休暇を関数で計算する。
有給休暇の管理は、労務管理の中でも非常に重要で、しかも複雑な業務です。今回は新卒・中途にかかわらず、入社日に対応して半年ごとに発生する有給休暇を管理し、消化分や繰り越し分と合わせて残り日数を計算する表を作ります。

【お知らせ】がんばる企業応援マガジン最新記事のご紹介

1. 手計算では大変な手間がかかる作業を省力化

社員の有給休暇の管理は、総務の重要な業務の一つです。2019年4月に厚生労働省が働き方改革の一環として「年5日の年次有給休暇の確実な取得」を義務付けたこともあり、あらためて注力している企業も多いでしょう。

企業により有給休暇の運用ルールは異なりますが、今回は労働基準法に則した最低限の基準に従い、社員の有給休暇日数を管理する表を作成します。今回、作成を想定する有給休暇運用のルールは、以下になります。

  1. 入社日から6カ月経過したら、週の労働日数（1～6日）に応じた日数の有給休暇が発生。
  2. 以降、1年ごとに有給休暇を追加。追加される日数は週の労働日数と勤続期間に応じて変わる。
  3. 前年度に消化していなかった有給休暇は翌年に繰り越されるが、発生から2年が経過した有給休暇は消滅する（翌翌年への繰り越しはされない）。

これらの計算を手で行うのはかなり複雑ですが、今回と次回の2回に分けて、関数を使って入社年月日から自動的に算出できる表を作ります。今回は上記ルールの1～2に相当する部分を解説します。