2019年11月25日公開

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Excelの3-D集計で毎月の休出と代休を管理

執筆：できるネット

毎月の勤怠管理表から休日出勤日数を集計し、代休の残数も計算する。
月ごとにワークシートを分けてExcelで勤怠を管理していると、年度を通した休日出勤や代休の日数が分かりにくくなります。そこで、ワークシートをまたいでデータを集計する「3-D集計」を使い、休日出勤と代休取得の日数、そして代休の残数を計算しましょう。

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1. 同じレイアウトのワークシートを串刺しにして集計できる

勤怠の管理は、総務の大事な仕事の一つです。休日出勤した社員には総務から代休取得を促すなどのルールを設けている企業も多いでしょう。

勤怠管理をExcelで行う場合は、月ごとにワークシートを分けているのが一般的だと思います。
しかし、このようなファイルでは月ごとの休日出勤や代休取得は確認しやすくても、月をまたいでの確認を行うのは面倒になります。

そこで、Excelの「3-D集計」を利用して、ワークシートをまたいで休日出勤の日数などを集計しましょう。3-D集計を使うと、同じレイアウトの複数のワークシートから、指定したセルのデータを簡単に集計できます。月ごとの勤怠管理表の集計のような用途には、まさに最適な機能です。

今回は、勤怠管理表でまず月（ワークシート）ごとに休日出勤と代休取得の日数を集計します。その後、年度通算の休日出勤と代休取得の日数を集計したうえで、代休の残日数も確認できるようにしましょう。

勤怠管理表の完成イメージ

今回作成する勤怠管理表では「休日出勤日数」（セルE6とF6が合体したセル）で、その月の休日出勤日数を表示します。「代休消化日数」のセルG6ではその月の代休取得日数、セルH6では年度を通じた代休の残日数を表示します。代休の残日数は、年度内の休日出勤日数から代休取得日数を引いたものです。