2019年12月 9日公開

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Excelで忘年会・新年会の出欠表を作る

執筆：できるネット

幹事の作業を助け、出欠や会費収集の状況を分かりやすく。
歓送迎会やプロジェクトの打ち上げ、年末年始には忘年会・新年会など、社内では懇親を目的としたさまざまな「飲み会」が行われます。出欠や会費を簡単に管理できるExcelワークシートで、幹事を担当する社員の仕事を助けましょう。

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1. 飲み会が集中する季節に便利な管理シートを利用

年末年始には社内で大小さまざまな忘年会・新年会が行われます。こうした会の幹事のために、参加者や会費を管理するExcelワークシートの提供を検討してみましょう。会社の公式の申請書類という位置づけでなくても、便利なツールとして提供することで、幹事の負担を軽減できます。

今回は以下のような、さまざまな飲み会で使える「懇親会等出欠管理シート」を作成します。会社が福利厚生目的で補助金を支出する場合、総務としては参加者の一覧を把握しておきたいところですが、そのような場合の資料としても使えます。

今回作成するワークシート

参加予定者のリストを作成し、「出欠」および「会費受領」を入力していきます。「会費」は「役職」により差をつけて管理できるようにしています。会社から補助金が出る場合は「補助金」欄に入力しておける点と、役職の一覧の中に、会費が0となる「主賓」も加えているところがポイントです。