押さえておきたい文書管理の知識

「保管」と「保存」の違い

「保管」と「保存」は似たような表現ですが、明確に区別されています。

• 「保管」は、参照頻度が比較的高く、必要に応じて即座に参照できるようファイリングし、事務所内のキャビネットなどに収納して管理している状態を指します。
• 「保存」は、あまり使われなくなった文書や、法的に保存義務がある文書を倉庫などで集中管理している状態を指します。

廃棄の仕方

廃棄といってもゴミ箱に捨てればよいということではありません。廃棄とは復元できない状態にすることです。シュレッダーで粉砕するのが一般的な方法ですが、大量の場合は専門の処理会社が溶解処理する方法もあります。マイナンバーを扱った書類など、場合によっては適切に廃棄したことを証明しなければならないこともありますので、重要書類を廃棄する際はご注意ください。適切な廃棄をしなかったために個人情報が流出するなどの事故も起きているため、情報セキュリティ上もきちんとした廃棄処理を施すことが必要です。

処理された文書が整理されず、個人のデスクに山積みになっている、利用頻度が低くなった保存文書の管理が行き届かなくなり、所在が不明確になったり、キャビネット内では使わない文書（保存文書）が幅を利かせていたり……という状況では必要な書類が紛失するトラブルも発生しやすくなり、情報漏えいの要因にもなります。電子文書でも同様です。これが常態化しているようでは、業務を円滑に遂行することができません。「文書情報マネジメント」の考え方を取り入れ、効率的に文書管理を実践していく必要があります。

文書管理とは？社内文書を整理し業務効率化を図るポイントをご紹介

総務部門が扱う文書

人事部門が扱う文書

経理部門が扱う文書

労働安全で扱う文書

以上は記録証書として法的に保管年限が定められている文書ですが、会社には業務で発生するさまざまな文書があります。それぞれの保管方法と活用（情報共有）については、ルールを定めてマニュアル化し管理していくことをおすすめします。

大塚商会のおすすめは「溶解処理による処分の委託」

文書を安全かつ確実に廃棄するためには、溶解処理による処分の委託サービスである「メルティBOX」がおすすめです。

段ボール1箱あたり1,200円（税別）の低コストで機密書類を処分できます。シュレッダー処理とは異なり、溶解処理を行うため文書が復元される可能性がゼロです。