コスト削減につながる出張旅費規定

出張の定義

距離と時間で明確な基準を設けることが望ましいといえます。日帰り出張や宿泊出張などの区分についても定めておきましょう。出張の定義を明確にしておけば、不正防止にも役立ちますし、公平性の維持にもつながります。

適用範囲

出張は業務として行われるものであるため、明文化された個々の規定は役員、正社員、その他の社員の区別なく適用されるものとします。

各種旅費

旅費の種類としては「宿泊料」「交通費」「日当」などが挙げられます。これらの費用についてもきちんと定めておきましょう。ここを明確にしておくことで、出張コストの膨大化を抑制できます。

例えば、宿泊料の支払い方法は、「定額での支給」と「実費での精算」があります。実費での精算という形を採っている企業も多いかと思いますが、これを定額に変更するだけでもコスト削減効果があります。あらかじめ金額が決められていれば、社員はその金額以下になるように努力するものです。

最近では、インターネット予約による宿泊の割引など、さまざまな割安情報もありますので、このような情報を社内で共有するとよいでしょう。交通費についても、職位等を考慮しつつ、飛行機や鉄道などの交通機関のランクをあらかじめ設定し、基準を定めておくことで経費の圧縮につながります。

出張手続きや出張中の休日・時間外労働の取り扱い

申請・承認などの出張関連の手続きについても定めておきます。また、出張中の休日や時間外労働の取り扱いについてもあらかじめ申請・承認なども含めて規定しておく方が望ましいといえます。

テレビ会議の導入で無駄な出張を抑える！

テレビ会議を利用すれば、時間や場所、距離にとらわれず、いつでも自由に本社、支社でコミュニケーションを取ることができます。

無駄な出張を抑え、移動に掛かる、交通費、人件費、宿泊費などの経費と何より貴重な時間をカットし、出張と同様の効果が期待できます。