2018年 2月22日公開

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コスト削減につながる出張旅費規定

執筆：マネジメントリーダーWEB編集部

節税・コスト削減に効果を発揮する旅費規定の策定。
出張経費は基準を明確にすることで不要な出費を減らすことができ、必要経費として処理することができます。そこで、旅費規定作成のポイントをご紹介します。

1. 出張旅費規定を整備し経費を圧縮

出張は企業の活動にはつきものです。そして、出張の際には「交通費」「宿泊費」「滞在地での諸費用」など、当然コストが発生します。このような出張コストは、大目に見ていると徐々に膨らんでしまいがち。出張費用の増大を防止するには、出張費用に関する規定を整備するのが一番効果的です。

出張旅費に関するルールをできるだけ詳細に「規定」として明示することで、出張費用の圧縮につながります。また、出張の定義を明確にしておかないと、社員間に不公平が生じてしまう可能性もありますので、そういった意味でも規定の整備は必要といえます。

出張旅費規定を策定するにあたっては、以下のようなポイントを押さえておきましょう。

距離と時間で明確な基準を設けることが望ましいといえます。日帰り出張や宿泊出張などの区分についても定めておきましょう。出張の定義を明確にしておけば、不正防止にも役立ちますし、公平性の維持にもつながります。

出張は業務として行われるものであるため、明文化された個々の規定は役員、正社員、その他の社員の区別なく適用されるものとします。

旅費の種類としては「宿泊料」「交通費」「日当」などが挙げられます。これらの費用についてもきちんと定めておきましょう。ここを明確にしておくことで、出張コストの膨大化を抑制できます。

例えば、宿泊料の支払い方法は、「定額での支給」と「実費での精算」があります。実費での精算という形を採っている企業も多いかと思いますが、これを定額に変更するだけでもコスト削減効果があります。あらかじめ金額が決められていれば、社員はその金額以下になるように努力するものです。

最近では、インターネット予約による宿泊の割引など、さまざまな割安情報もありますので、このような情報を社内で共有するとよいでしょう。交通費についても、職位等を考慮しつつ、飛行機や鉄道などの交通機関のランクをあらかじめ設定し、基準を定めておくことで経費の圧縮につながります。

申請・承認などの出張関連の手続きについても定めておきます。また、出張中の休日や時間外労働の取り扱いについてもあらかじめ申請・承認なども含めて規定しておく方が望ましいといえます。

出張旅費規定の見本を、編集可能なデータでご用意しました。ぜひ参考にしてみてください。

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テレビ会議を利用すれば、時間や場所、距離にとらわれず、いつでも自由に本社、支社でコミュニケーションを取ることができます。

無駄な出張を抑え、移動に掛かる、交通費、人件費、宿泊費などの経費と何より貴重な時間をカットし、出張と同様の効果が期待できます。