1. 会議の見直しと会議室の関係
仕事をするうえで欠かすことができないのが会議です。会議では関係者が一堂に会して意見を出し合い、原案をブラッシュアップし、誰もが納得する決定を下します。また異なる視点で審議することで起案者が気づかなかったリスクを発見できることもあります。同時に決定事項に関する情報共有も行われます。最近、企業で行われる会議に変化が表れています。それは、働き方改革やテレワークの浸透による会議運営の見直しです。
会議は企業の意思決定の場として重要な要素を担っていますが、形骸化した会議は出席する多数の関係者の時間を無駄にしているというデメリットも指摘されていました。会議室にメンバーを招集することが目的となってしまい、とりとめのない話に終始して結論が持ち越しで終わるような会議は逆に業務の障害ともなり得るからです。
そのような中、2020年からコロナ禍により急速に普及の進んだテレワークにより、会議そのものや会議室の運用を見直す機運が高まっています。特にテレワークによるリモート会議が頻繁に行われるようになると、会議開催の目的を明確にして短時間に成果が出すことが求められるようになりました。リモート会議では会議室での開催とは違い、出席者のいる場所や環境も異なるうえ、PCやネットワークという物理的な制約もあるため、効率の良い議事進行が必要となります。対面のリアルな会議では生じやすい議題とは関係のない会話が、カメラとマイクを利用したリモート会議では（良くも悪くも）減少傾向にあります。このような流れの中で、オフィスの見直しと併せて会議室の見直しも進んでいます。
アフターコロナ時代の会議室とは
会議室の見直しは、会議目的というソフト面と設備というハード面の両方から行います。
ソフト面の見直しポイント
- 少人数会議室の設置
例えば、単独で社外とのリモート会議に参加する場合や1 on 1 ミーティングなどの個別の打ち合わせや相談を行う場として、遮音性の整った個別集中ブースの需要が高まっています。 - 会議目的に合わせた会議室
例えば、冷静な判断をする場合、内装についてはブルーを基調とし、戦略を立てる時は気分が高揚するレッドを基調とした内装にするなど、心理学のカラーマネジメントを応用した装飾を施すといった会議の内容や質を高めるための工夫をした会議室が注目を集めています。また、会議は意思決定をする場ですので、情報漏えい対策として遮音性や独立性が必要ですが、軽いミーティングの場合は簡易なローパーティションなどで区切るだけでオープン性を高める工夫も社内活性化に効果が期待できます。 - 会議の進行
会議目的が達成されるように、効率のよい進行を行います。もちろんその進行が従来と大きく変わることはありませんが、非効率的な会議＝会社への不信感ともなりますので、これまで以上に会議の開催目的を十分に理解して会議を運営することが望まれます。
効率的な会議進行
- 事前準備
会議の目的、概要と関連する資料を事前に配布します。また、当日使用するホワイトボード、プロジェクターやPC、回線などの確認も行い機材トラブルなどで慌てないようにします。 - 参加者の人選
議題に直結した役割を持つ人のみ参加を求め、発言の活性化と決定の経緯を含めた情報共有を行います。また、議事録作成者（書記）や来客がある場合は接客担当者をあらかじめ準備します。 - 時間厳守
終了時間を厳守し、ダラダラとした議事進行を回避しましょう。起・承・転・結の節目をポイントにタイムスケジュールを設定しておくと結論を急ぐことなく終了できます。 - 議事録の作成
会議内容は議事録としてまとめ、参加者に配布。全社的な情報発信を行う場合は、議事録を基に編集を行いましょう。
ハード面の見直し
- 機材の整備
プロジェクター、LAN回線、TV会議装置、音響機器など会議室の規模に応じた設備を整備します。併せて、防音・遮音対策、空調（換気）対策、間仕切りなどのソーシャルディスタンス対策も行いましょう。会議室の機材は日々チェックし、会議運営に支障がないように注意します。 - 会議室の予約管理システム
会議室の予約、参加者などを管理します。事前資料や議事録の保存・公開方法もルール化し、社内の情報共有が円滑に行われるようにしておくことをお勧めします。
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2. 会議の質を高めることが企業の成長につながる
企業は同じ目的を達成するために、複数の人材が集まる場です。そのため、意思決定だけでなくミーティングなどの話し合い、相談、周知（研修・セミナー）など、さまざまなシーンで会議室が利用されています。お互いに有意義な意見を出し合い、アイデアを積み上げていくことが企業成長の原動力となります。会議の活性化は、風通しの良い企業であることの象徴であり、それを生み出す場である会議室の機能の充実が新しい時代に向けての投資となります。
業務効率を高めるために、自社の会議運営や会議室の設備を見直してみてはいかがでしょうか。
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3. 会議開催をスムーズに行いたい
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- ＊本記事中に記載の肩書や数値、社名、固有名詞、掲載の図版内容などは公開時点のものです。
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