初めての総務 まとめ版　Vol.1

総務は企業の土台を築く

総務部門や総務担当者は多くの企業に存在するのに、どんな仕事をしているのかイメージできない人が意外に多いのではないでしょうか。確かに「営業＝製品・サービスを売る」「製造＝製品を作る」というように、総務業務を単純にイメージすることは難しいかもしれません。

それは「総務」という漢字に表れているように、「総て（すべて）を務める」、領域のない幅広い業務を行っているためです。企業には、営業や製造、研究開発、流通などさまざまな部門が存在します。企業が収入を得るために販売する製品・サービスに直接関わる営業や、製造部門を「直接部門」（またはライン部門）と呼び、その直接部門が効果的に機能するように環境を整えるのが「間接部門（またはスタッフ部門）」です。

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「総務の役割＝総務業務」の4本柱とは

総務業務の心得を説く前に、総務の役割について職務分掌（しょくむぶんしょう）の視点から解説します。あまり聞きなれない言葉かもしれませんが、職務分掌とは組織の中で職責（職務を果たすべき責任）や職権（職責を果たすうえで必要な権限）を明確にするために、職務ごとに整理・配分された役割のことで、社則などの規定によく出てくる表現です。総務の職務分掌は大きくは以下の4点になります。

1. 経営トップのサポート
2. 全社的コミュニケーションの管理
3. 他部門のサービススタッフ
4. 全社的活動の推進と新規案件の対応

これらの業務を推進することで、ソフト面・ハード面ともに働きやすい環境を構築するのが総務部門の役割だといえます。

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経費削減と業務効率向上は永遠のテーマ

企業活動を行うためには経費の出費が伴います。経費の内訳は、オフィスで働くためにかかる冷暖房、照明、PC、光熱費や通信費、それから取引先に営業で訪問する際の交通費などさまざまです。販売する商品や製品にかかる費用は製造原価として処理されますが、それ以外は雑費として計上される場合がほとんどです。一つ一つの金額は高くはありませんが、毎日多方面で発生するので積もり積もれば大きな金額となります。大手流通企業では、全国にある店舗の照明費を合計すると年間数千万円になるそうです。総務部門の大きな業務は、この経費を削減することです。

前回、総務の心得で紹介した総務業務の4本柱に「全社的コミュニケーションの管理」という項目がありました。経費削減や業務効率向上は当然、各部署でも実施・管理されますが、全社的な視点で節約や効率アップを推進し、ルールを定めて周知と確認を行うのが総務部門なのです。特に経費削減については、ムダな出費がないか常に目を光らせて監視する必要があるので、時には「総務＝社内の警察」とやゆされることもあります。同じように、業務効率向上も全社的な視点で行うことが重要です。各部門でも業務効率を向上させるべく必要な策を講じていますが、それらの施策は部門ごとの業務に特化したものです。各施策を全体でつなげると、部分的に向上していても、ほかの部分の改善がされていないといったケースも多々あります。

例えば、工場の生産効率がアップして短期間に製品を大量に生産できるようになっても、倉庫や配送のキャパシティーを超えてしまって対応できなければ意味がありません。近年、IT機器の活用が業務効率向上に大きな効果を発揮しています。その際、PC環境やネットワーク構築については情報システム部門が担当します。一方で、運用ルールの構築やIT機器を活用した業務効率向上の意義を全社員に周知していくのは、総務部門の役割です。特に情報セキュリティでは、個人情報の管理や情報漏えいについて情報システム部門と連携してリスクを排除し、違反した社員の処分については総務・人事で処理します。リスクを未然に防いで信用の失墜を防ぐことも、経費削減の極めて重要な要素なのです。

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