1. ChatGPTの業務活用とは
ChatGPTは、質問を入力すると自然な文章で回答してくれる対話型のAIツールです。アメリカの非営利団体であるOpenAI社が開発し、日常会話と同様の自然な言葉で回答するため、瞬く間に全世界で利用されるようになりました。
ビジネスの世界では、お問い合わせ対応業務の省力化で利用されているチャットボット（対話型の応答システム）があります。ネットショッピングなどで利用された方も多いのではないでしょうか。チャットボットは質問に対しての回答があらかじめプログラミングされています。そのため、想定外の質問に対して回答するのは困難ですが、回答内容のクオリティを一定に保つことが可能となっています。
一方ChatGPTは、インターネット上にある無数のデータを基に回答しますので、どんな質問にも一応は答えることが可能ですが、情報によっては回答内容にバラツキが出てくる場合もあります。この両者の機能が一体化すれば、利便性がさらに増してくると思われます。
AI（人工知能）の分野は、著しい進化を遂げています。テキストだけでなく、画像や音楽などでもAIによって生成されたものが多々生み出されていますし、自動車が文字通り自動運転になる日ももうすぐと思われます。企業活動においても、業務のDX化と合わせてAIの有効活用がこれからの大きな課題となるのではないでしょうか。
ChatGPTの特徴
ChatGPTの特徴は、何といっても自然な文書による回答です。日常生活と変わりがないアウトプットの提供により、ストレスのない幅広い活用が期待されます。
例えば、「総務とは？」という質問を入力すると下記のような回答が瞬時に示されます。
このように模範解答のような自然な文書で回答されます。また、多言語に対応しているだけでなく、プログラム言語に対応してソースコードを作成することも可能です。
ChatGPTの業務活用
ChatGPTは、前述したように文章の作成が得意です。例えば、以下のような用途にも利用できます。
主な用途
- 提案書の作成
- 価格調査などのリサーチ
- 商品名、サービス名の立案
- 広報用文書作成
- メールマガジンなど、SNS発信用文書作成
- 契約書、規則、議事録の作成
- 翻訳
これ以外にも文章の要約や校正も可能です。そのため、日常業務で文書作成にかかる労力が大幅に軽減することが期待できます。
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2. ChatGPTの課題
このようにとても便利なChatGPTですが、課題点もあります。
- 著作権の侵害
インターネット上の情報を基に回答するため、知らずのうちに著作権の侵害をしている場合があります。広報的な使用をする場合は、注意が必要です。
- 情報の真偽が不明確
ChatGPTはインターネット上の情報を検索して確からしい組み合わせで回答を生成するため、場合によっては偽情報を基に回答してしまう可能性もあります。また、法律相談や税務相談など、専門家の知見やノウハウが必要な質問の場合は、正確な回答を得ることが難しいようです。
- 情報流出
ChatGPTに限らず、AIは学習してより精度の高い回答を生成します。これ自体は、AI自体が成長して利用しやすくなるメリットなのですが、それが情報流出につながる恐れがあります。例えば、質問する際に自社の企業秘密や個人情報を入力すると、その質問を学習して、他社の担当者がした質問に自社の機密データを基に回答されてしまう可能性が出てくる点には注意が必要です。
- 悪意のある情報への注意
ネット上やChatGPTへの質問を通して、悪意のある情報が拡散される懸念があります。また、既に出現していますが、ChatGPTの文書作成で巧妙になりすましたフィッシングメールの送付などにも注意が必要です。これらは、ChatGPTを悪用する副次的な問題ですが、AIが浸透するにつれて生じるリスクとなりますので、事前の注意喚起を促しましょう。
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3. ChatGPTの利用とルール化
ChatGPTを安心して利用するためには、適切なルールの設定と管理が必要となります。
ルールの設定
- 出典の明記
作成した書類や文書がChatGPTを利用した場合はその旨を明記するようにします。
- 著作権、真偽の確認
公的な書類として社外に配布する文書の場合は、著作権や記載内容を確認するワークフローを設け、書類作成者以外の担当者による確認を行います。
- 機密情報、個人情報の扱い
前述した情報流出リスクの可能性により、質問に機密情報や個人情報を入力しないようにルールを設定します。
これらは、ルールの設定だけでなく、研修などを通して経営層を含めた全社員に徹底することをお勧めします。
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4. 望まれるAI管理者の育成
これからは、業務でAIを利用する機会が増大すると予測されています。また、少子高齢化による人員不足を解決するツールとしても期待が寄せられています。そのためには、AIの利用に精通した管理者の育成が必要となります。
政府は2025年に想定されている大幅なIT技術者不足に対して、IT化によって従来の業務がなくなる職種のリスキリング（新たなスキルを身に着ける）を奨励しています。
AI管理者に必要なスキル
- IT全般についての基本知識
ITシステム全体を把握し、安定して管理・運用を行うスキル
- 検証視点でAI作成文書のチェックを行う
専門家への確認依頼や著作権確認・承諾を得るためのスキル
- 効果的な回答を引き出すための質問力
検索と同じように質問の仕方によって回答のクオリティが大きく異なる場合があります。期待する回答を引き出すための質問ノウハウスキルが役立ちます。
このようなスキルを備えた人材を育成することで、DX時代に対応した組織の運営が可能となります。デジタル総務としての人材を育成し、DX管理業務ノウハウを構築しましょう。
人材の育成に当たっては、助成金などの補助も用意されていますので利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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5. AI技術活用のメリットを解説
AIとは？
業務効率化・生産性向上が求められる中、業務自動化ツールなどに並び、AIも注目されています。よく聞く用語ではありますが、活用のメリットや具体的な活用方法についてはまだまだ浸透しているとは言い切れません。AIを活用することで作業をコンピューターが肩代わりできるようになるため、労働コストの削減や人手では現実的でない大量データの処理が可能になります。実用例を踏まえ、AI活用のメリットについて解説します。
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