メール添付ファイルに潜むリスク

1. メール添付ファイルの送り方

メールは、業務で頻繁に利用されているコミュニケーションツールです。最近はSNSの利用も増えていますが、多くの企業でオフィシャルな連絡手段として活用されています。メールの便利なところは、テキストだけでなく添付という形で、書類や画像などのファイルを送れることです。書類の電子化やインボイス制度により、メールに書類を添付して送付する機会はこれからも増える可能性があります。

その一方で、添付書類の大容量化や情報流出のリスク、最新ウイルス対策などの視点から、メール添付ファイルの利用を見直す動きも出てきています。さらなるデジタル化の進化を前にメール添付書類の利用方法を再検証してみましょう。

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2. メール添付ファイルのパスワード（PPAP）問題とは

メール添付ファイルは、パスワードを設定してメール本文とは別にパスワードを送付することが奨励されてきました。一般的にPPAPと呼ばれています。

• P：Password付暗号化（Zipなど）ファイルを送付
• P：Passwordを送付（別便）
• A：暗号化（なぜか日本語）
• P：Protocol（通信する際の手順）

暗号化しパスワードを別に送付することで機密情報が閲覧されないようにしていたのですが、近年その脆弱（ぜいじゃく）性が指摘されるようになってきました。

1. パスワードを別便にしても、連続して送信すると同じルートで送付される可能性が高く秘匿性の効果が低い
2. Zipなどのパスワードが比較的容易に解読されやすい
3. パスワードを設定することで、受信側のウイルスチェックができなくなる
4. Emotetなどのマルウェア感染の危険性がある

などの理由で、セキュリティに不安があるとされ、内閣府などの中央省庁では2020年以降、メール添付による外部へのファイル送信が全面廃止されています。また、一般の企業でもメール添付を廃止する企業が相次いでいます。

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3. メール添付からファイル共有へ

では、メール添付でファイルが送信できない場合はどうすれば良いのでしょうか。その答えとなるのは「ファイル共有システム」の利用です。

ファイル共有は、多くの企業で利用していることと思います。ファイル共有の機能には、アクセス権の設定や許可された相手のみファイルを見ることができる機能があります。この機能を利用して、送付したいファイルのアクセス件設定とアクセス先のURLを送ることでファイルを共有することが可能となります。設定によっては、閲覧状況なども把握できるため、メール添付で送付するよりも適切な管理が可能になります。

PPAPによってファイルを送信することが定着しているため、現在でもPPAPによりファイルをやり取りしている企業も多いと思います。しかし、これからのDX時代を迎えるにあたって、情報リスク＝企業存続のリスクと捉えて、これまで当たり前と思って利用してきたツールを見直してみてはいかがでしょうか。
便利で使いやすく、従業員の方々が安心して業務に専念できる環境を構築していきましょう。

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4. 社内からの機密データ流出を徹底的にガード

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