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メールの効率化で仕事力UP

日ごろ、最もよく使うソフトウェアの一つといえばメール。受信、返信、転送など、基本的な操作は毎日のように行っていても、意外と使いこなせていない機能はあるものだ。今回はそんなメールソフトの代表格、Outlookにフォーカス。知っているといざというときに役立つ便利技を集めた。

定型句を挿入してラクにメールを作成する

「いつもお世話になっております」「どうぞよろしくお願いします」など、メールでよく使う定型句をあらかじめ登録しておけば、よりスピーディーにメールを作成できる。Outlookでは「クイックパーツ」という機能を使って、定型句や定型文をパーツとして登録しておくことができる。

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「新しい電子メール」をクリックして、新規メールを開き、登録したい定型句、定型文を入力。入力した文を選択。「挿入」タブの「クイックパーツ」をクリック。「定型句」→「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」を選択する。

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「新しい文書パーツの作成」ダイアログが表示されるので、分かりやすい名前をつけて「OK」をクリック。これで保存完了だ。

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以降、新規メールの本文エリアを選択し、「挿入」タブの「クイックパーツ」→「定型句」から登録した文を選べば、メールに挿入できる。

送信する相手によって署名を変更する

ビジネスとプライベートで署名を使い分けたい、あるいは、署名に自社の製品やサービスの宣伝を挿入している場合、相手によって宣伝するものを変えたいといった要望もあるだろう。Outlookではそんな署名の使い分けが、驚くほど簡単にできる。ぜひ、覚えておきたい。

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「新しい電子メール」をクリックして、新規メールを開き、「署名」→「署名」を開く。

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「新規作成」をクリックして署名に名前をつけ、「署名の編集」欄に名前やメールアドレスなどの署名を記入。「保存」をクリックして保存する。同様の手順で複数の署名を保存することができる。「既定の署名の選択」でアカウントごとに、新規メールや返信/転送時に自動挿入する署名を設定することも可能だ。

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相手によって既定の署名とは異なる署名に変えたいときは、新規メールで「署名」から、変更したい署名の名前を選べば、切り替えることができる。

指定した日時にメールを自動送信する

Outlookでは、ミーティングのリマインドメールなど、先々の日時を指定してメールを自動送信することができる。メールを作成し、日時を指定するだけなので、設定もとても簡単だ。送信元のメールにMicrosoft Exchange Serverアカウントを使用している場合は、指定した日時にOutlookが起動していなくても、メールが送信される。それ以外のアカウントを使用している場合は、指定した日時にOutlookを起動しておく必要があるので注意したい。

※ Microsoft Exchange Serverアカウントとは、マイクロソフト製のグループウェアサーバー用アカウントのこと。会社がこのサーバー を利用している場合は、Outlookの機能をさらに拡張できる。プロバイダによっては、個人向けにMicrosoft Exchange Serverアカウントを提供しているところもある。

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「新しい電子メール」をクリックして、新規メールを作成し、「オプション」タブの「配信タイミング」をクリックする。

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「指定日時以降に配信」にチェックを入れ、日時と時刻を指定してウインドウを閉じる。

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「送信」をクリックすると、メールが送信トレイに格納され、指定した日時以降に送信される。

休暇中も安心の自動応答メールを設定する

出張や休暇などで一定期間メールをチェックできない場合は、自動応答メールを設定しておくと、「いつまでも返信が来ない」と相手を待たせなくて済む。Microsoft Exchange Serverアカウントを使用している場合は、ファイルメニューから簡単に設定が可能だ。

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ファイルメニューの「アカウント情報」にある「自動応答」をクリック。

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「自動応答を送信する」にチェックを入れ、開始日時と終了日時を指定。送信相手を自分の所属組織内または所属組織外のいずれかから選び、送信するメッセージを入力して「OK」をクリックする。

Microsoft Exchange Serverアカウント以外のアカウントを使用している場合は、メールの仕分けルールを作成することで、同様の設定が可能。ただし、仕分けルールを適用するためには、Outlookを常時起動しておく必要がある。

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「新しい電子メール」をクリックして、新規メールで送信したいメッセージを作成。ファイルメニューから「名前をつけて保存」を選択する。

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ファイルの種類を「Outlookテンプレート」にして保存する。

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ファイルメニューの「アカウント情報」にある「仕分けルールと通知」をクリック。

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「新しい仕分けルール」をクリックする。

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条件に「特定の期間に受信した場合」を選択。「特定の期間」をクリックして、自動応答する期間を設定する。

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処理に「特定のテンプレートを使って返信する」を選択。「特定のテンプレート」をクリックする。

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先ほど保存したテンプレートを選んで、「開く」をクリック。

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最後に「仕分けルールを有効にする」をチェックして完了する。

誤って削除してしまったメールを復元する

大切なメールをうっかり削除してしまった場合は、まず、「削除済みアイテム」をチェック。フォルダ内にメールが残っていれば、再び受信トレイに戻すことができる。Microsoft Exchange Serverアカウントを使用している場合は、「削除済みアイテム」からさらに削除されてしまったメールも、以下の手順で復元することができる。いざというときのために、ぜひ覚えておきたい。

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「削除済みアイテム」にメールが見当たらない場合は、「フォルダー」タブにある「削除済みアイテムを復元」をクリック。

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「削除済みアイテム」から、さらに削除されたメールの一覧が表示されるので、目的のメールを選んで、左上真ん中のアイコンをクリック。「削除済みアイテム」にメールが復元される。

テキスト/太田百合子

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