デジタル時代のオフィス模様替え

オフィス模様替えの一般的な手順

通常の模様替えは、新年度の経営計画とそれに伴う組織変更や人事異動などの人員計画に基づいて行います。各部門の管理者と相談しながら、部署ごとにデスクや複合機等の共用備品の配置などの基本プランを策定します。基本プランに沿った形で、必要な工事や什器（じゅうき）・備品の購入、不用品の廃棄など関連費用の見積りを依頼し、予算を立てます。あわせて作業スケジュールの調整も行います。

計画案を取りまとめたら、取締役会に提出します。取締役会での承認後、全社員に模様替えの概要と実施までの手順・スケジュールを周知します。

模様替えの当日は手配した設備類に不具合がないかを確認します。また、保管するものと廃棄するものの仕分けを行い、通常業務に極力影響が出ないようスムーズに進行しましょう。

オフィスの大掃除も効率よく進めよう

一昔前まで社員総出で窓ガラスを拭いたり、床のワックスがけをしたりするなど、オフィスの大掃除は年度末恒例の行事でした。しかし、現在では管理会社や外部の専門業者に委託している場合も多く、このような光景を見ることは少なくなっています。各社員がデスク周りを清掃して、照明やロッカーなどの共用備品・スペースの清掃（点検・交換を含む）や書類の分類整理・廃棄を行うのが基本的な作業になります。

廃棄物の廃棄方法や保存期間には注意

廃棄物の処理は、機密保持や違法投棄防止の観点から信頼できる処理業者に委託し、廃棄証明書を取得します。また、文書については法律で定められた保存期間に従い整理・保存します。その際、注意したいことは保存年限です。書類の保存期間は事業年度で管理する場合と暦年で管理する場合があります。事業年度を保存期間としている書類で1月以降に決算を行う企業の場合は、保存年月に達していても年度末にならないと廃棄できません。

例えば、3月決算の企業で保存期間が3年の書類を10月31日に作成した場合、廃棄日は3年後の10月31日ではなく翌年の決算月である3月末日となります。
帳簿書類の場合は、事業年度の確定申告提出期限の翌日からの起算となるため、年度終了日から2カ月後が保存期間の起算日となりますが、帳票や決算状況によって異なります。廃棄の際は税理士や公認会計士などの専門家にご確認ください。

このように、書類の種類によって保存期間が異なりますので、間違えて廃棄しないようにご注意ください。また、法令の改正により保存期間が変更になる場合もあります。
書類を保存する際は「○○年〇月処分」と明記し、同時期に廃棄する書類はまとめておき、廃棄前に再度保存期間を確認しましょう。紙の書類は廃棄前にデータとして保存しておくと安心です。

参考

押さえておきたい文書管理の知識

1.データのメンテナンス

現在、ITやネットワークを利用して業務を行うことは当たり前です。そのため日々蓄積される膨大なデータをそのまま放置しておくと、サーバーが容量不足になってしまいます。さらに必要な情報がどこにあるのかが分からなくなり、サーバーがブラックボックス化する可能性もあります。また、万が一情報流出が起こった場合、気付きにくいといったリスクも発生します。

このような状態になると情報共有が難しくなり、データを捜すのに時間を取られてしまいます。その結果、データを捜す時間が本来の業務にかかる時間を上回ることにもなりかねません。デジタルのドキュメントデータであっても、紙の書類と同様に必要なものと不要なものを常に整理し、きめ細かく管理しましょう。

2.テレワークを前提とした模様替え

テレワークを導入している企業では、オフィスだけでなく在宅勤務の環境整備も視野に入れて模様替えを検討しましょう。

テレワークは「今を機に変える働き方」

私たちの生活は、「新しい生活様式」へと変わっていきます。生活のスタイルが変われば、働き方も変わるはず。中でも多くの方が実感したであろう、最も大きな変化がテレワークではないでしょうか。しかし変化が急すぎて、なかなか安心・安全な環境を構築できない。そんなお悩みはありませんか？ ITでできる7つの解決策をご提案します。