企業における総務部の仕事（1）総務部の業務範囲および人事・労務管理＜採用と教育＞

1. 昨今の特徴は業務範囲の広さ

最初は一部署で事足りた総務業務も、事業が多様化し企業が大きくなれば、やがて単体では手に負えなくなります。従業員は増え、人が増えた分だけ管理リスクも高まり、総務部での一括管理が難しくなります。新事業を立ち上げて海外拠点を増やす、あるいは社内の情報システムを充実させなければならない、事業部が増えてイベントが増えるなど、それぞれの業務の目的も異なるため、総務部の中で人事部門、情報システム部門、広報部門など、業務は分離・独立していきました。
このような状況を把握したうえで、総務部の主な業務を挙げました。

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2. 人事・労務管理「募集と採用」

事業の発展に必要な人材の確保は、企業にとって経営戦略の一翼をなす重要な課題です。そのため社員の募集と採用は、中期・短期の人事計画に基づいて実施されます。新卒の定期採用を行っている企業では、各部門の退職予定者数や要求人員数について、ヒアリングやアンケートを行い、人事計画と照らし合わせながら採用人数を試算します。しかし、各部門の要求を全て受け入れるのではなく、全社的に見て適正な人員配置を人事担当部署で見極めたうえで決定します。

採用職種と募集人数がある程度決まったら、募集活動に入ります。新卒の募集は、大学向けの求人PR、インターネットでの採用情報提供、就職情報誌などへの掲載などで展開します。ただし、就職協定の廃止で新卒採用の活動は年々早まっているため、自社が後れを取らないように他社の動向を把握し、早めに採用計画を立て、入社案内など募集・採用に関する資料は余裕を持って用意しておいた方がよいでしょう。

また、最近増えている通年採用は、現在の景気やビジネス環境に合わせて人員の調節ができ、事業拡大やグローバル化などの戦略に合わせて必要な人材を確保できるというメリットがありますが、契約社員として採用するというケースが多いため、のちのちトラブルに発展しないよう、契約の際には細かい部分まで明確に取り決めておくことが必要です。

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3. 人事・労務管理「社員教育」

社員教育というと、「OJT」「Off・JT」「自己啓発」の三つが挙げられます。OJTは先輩や上司が直接教えるなど職場内で行う研修、Off・JTは会社主導で進める社員教育、自己啓発は個人が自主的に行うという特徴があります。

例えばOff・JTは、階層別（中堅社員、幹部社員、役員、等）、職種別（総務、経理、営業、販売、等）、テーマ別（OA、問題解決、創造性開発、等）に研修テーマを設け、集合研修や合宿研修、外部機関を利用するなどして全社的に行います。この全社的な人材育成計画を基に体系的・継続的に教育を実施しますが、職場でしか得られない知識や技術を得るにはOJTが欠かせません。つまり、社員の能力や知識、技術の向上のためにOJTとOff・JTを連動させることが重要で、そこからさらに社員の自己啓発へとつなげていくことが理想的な流れといえます。

教育研修の目的を明確にしたうえで、教育プログラム、対象者および教育方法や講師を決定し、終了後にはフォローアップ研修を実施しましょう。また、受講者のアンケートは今後の人材育成計画を立てるうえで最も参考にすべき意見です。反省点を改善しつつ、より自社に合った教育方法を確立するためにもアンケートは取るようにしましょう。

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4. 人事・労務管理「労働時間の管理」

労働者の労働時間を適正に把握し、適切に管理するために、総務部は自社で働く社員の勤務時間や働き方を管理しなくてはなりません。労働基準法第32条で定められている労働時間は、休憩時間を除き1週間に40時間、1日8時間が原則です。近年は、産業構造の変化によりビジネススタイルも多様化し、変形労働時間制が導入されています。

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5. 「社員教育」の方法を学びたい方に

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6. 総務の業務について

総務の業務について詳しい記事をご紹介します。

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