2019年　記事一覧

役立つ！総務マガジン　2019年の記事一覧

記事一覧

2019年12月
Excelブックの個人情報や保護設定を削除
Excelでブックを保存すると、「作成者」や「作成日時」などの情報が自動的に保存されます。社内のスタッフや外部の取引先と共有するときには、必要がなければ削除しておきましょう。共有するときに困ってしまう保護設定（パスワード）を削除する方法も、あわせて解説します。
2019年12月
Excelで忘年会・新年会の出欠表を作る
歓送迎会やプロジェクトの打ち上げ、年末年始には忘年会・新年会など、社内では懇親を目的としたさまざまな「飲み会」が行われます。出欠や会費を簡単に管理できるExcelワークシートで、幹事を担当する社員の仕事を助けましょう。
2019年11月
Excelの3-D集計で毎月の休出と代休を管理
月ごとにワークシートを分けてExcelで勤怠を管理していると、年度を通した休日出勤や代休の日数が分かりにくくなります。そこで、ワークシートをまたいでデータを集計する「3-D集計」を使い、休日出勤と代休取得の日数、そして代休の残数を計算しましょう。
2019年11月
Excelで毎年の有休日数と繰り越し分を計算
前回に引き続き、Excelで有給休暇の管理表を作成します。前回は入社年月日に応じた有給休暇の発生日や日数の計算を行いました。今回は、IF関数を使って残った有給休暇の翌年への繰り越しや、発生から2年が経過した分の消滅に関する処理を行います。
2019年10月
Excelで複雑な有給休暇日数の計算を自動化
有給休暇の管理は、労務管理の中でも非常に重要で、しかも複雑な業務です。今回は新卒・中途にかかわらず、入社日に対応して半年ごとに発生する有給休暇を管理し、消化分や繰り越し分と合わせて残り日数を計算する表を作ります。
2019年10月
Excelのリンク機能で領収書をすぐ参照
経費精算書に関連する領収書をスキャンし、デジタルで管理している企業は多いでしょう。今回はもう一工夫し、精算書からデータ化した領収書をチェックしやすくします。リンク機能で、Excelブックから画像ファイルをすぐに参照できるようにしましょう。
2019年 9月
Excelの入力補助機能で“究極”の申請書を作る
「Excel申請書マスター」特集もいよいよ最終回。今回は「データの入力規則」のこれまで解説していない機能も使って、入力しやすくミスが起きない“究極”の申請書を作ります。
2019年 9月
Excel申請書の部署名欄を「リスト」で省力化
申請書の「部署名」や「支店名」を入力する項目には、あらかじめ選択式のボックスを設定しましょう。素早く正確に入力できるようになり、総務・経理で処理する際の入力ミスによる差し戻しも減らせます。
2019年 8月
Excel申請書に入力可能な金額の上限を設定
イレギュラーな数値が入力された申請書は、確認する総務にも修正する申請者にも、余計な手間を増やしてしまいます。あらかじめ入力できる数値の範囲を設定し、こうしたトラブルを防止しましょう。
2019年 8月
社用車の車両管理（4）
社用車などの企業が所有する自動車の管理は、備品管理をベースとして運用していました。しかし、最近は交通事故を起こさないためのリスク管理として、労務管理を重視した運用となっています。
2019年 7月
Excel「シートの保護」で申請書のミスを予防
申請書のひな型を総務で用意しても、Excelを使い慣れない社員はミスを起こしがちなもの。「そもそもミスが起きにくい申請書」を作り、事務処理を効率アップしましょう。今回は、入力する必要があるセル以外を入力不可にして、ミスを防ぐ方法を解説します。
2019年 7月
Excelのデータ加工が一瞬でできる強力ワザ
「フラッシュフィル」は、データの法則性を自動検出して加工できるユニークな機能です。条件に合うデータでは、関数などよりも簡単に使えて大幅な時短効果が得られます。ぜひ覚えて活用しましょう。
2019年 6月
Excelと他アプリのデータ交換に「CSV」を活用
Excelの作業で、ほかのアプリとデータをやりとりする機会は多いものです。例えばハガキ作成アプリに保存されている取引先のリストをExcelに取り込みたい、といった場合に、適切なやり方を知っているかどうかで、かかる手間は大きく違います。Excelにおけるインポート／エクスポートについて理解しましょう。
2019年 6月
Excelの大きな表は見出しを固定して快適編集
大きな表を編集していると、先頭にある見出しが画面外に隠れてしまうことがあります。そのようなときは、見出し部分が常に表示されるように固定する「ウィンドウ枠の固定」機能を使って、見やすくしましょう。
2019年 5月
Excelでリース品を管理して期限切れを防止！
複合機やシュレッダーなど、会社でリースしている機器の管理はいつも気を使うもの。リース期限を早めに把握して継続契約や入れ替えの準備ができるよう、管理用の表に適宜メッセージを表示する設定をしてみましょう。
2019年 5月
Excelの条件付き書式で休業日を色分けする
Excelで管理している予定表や勤怠管理表で土日や祝日を色分けすると、見やすくなって便利です。条件付き書式を少し工夫して使えば、自動で色分けが可能になります。今回は比較的簡単な「土日の色分け」と、ワンランク上の「祝日の色分け」を解説します。
2019年 4月
Excel関数と条件付き書式で大事な情報を自動強調
一覧表を作るとき、ある条件に合うデータだけセルの背景色を変えて目立たせたい、というケースはよくあります。このとき、手作業では手間が掛かり、ミスも起きがちですが、関数と条件付き書式を組み合わせることで、条件の判定と背景色の変更を自動的に行うことができます。
2019年 4月
Excelで日付やページ番号を入れて印刷する
Excelの表を印刷して配布したときありがちなトラブルに、「いつの書類か分からない」「ページ番号がなくて順番が分からない」といったものがあります。スムーズに整理できるようにするため、全ての用紙に日付やページ番号を印刷しましょう。
2019年 3月
Excelのデータから部署ごとに用紙を分けて印刷
全社のデータを一つにまとめた表を、部署ごとのレポートとして分けて印刷できたら便利です。第22回でも利用したアウトライン機能を応用すれば、部署のグループごとに自動で改ページを挿入し、きれいにページ分けして印刷できます。
2019年 3月
Excelのデータを部署ごとに集計して印刷
まとめて管理しているExcelの表から、一部のデータだけを印刷したい場合があります。そのようなときは「グループ化」を活用しましょう。簡単な操作で必要なデータだけを印刷でき、同時に集計も可能です。
2019年 2月
Excelで作成した複数のシートをまとめて印刷
社員一人ずつに渡す伝票、取引先ごとに作成した請求書など、多数のワークシートで作成した書類を印刷するとき、1シートずつ操作していませんか？ワークシートをまとめて操作できる「グループ」機能で、印刷を効率化しましょう。
2019年 2月
Excelで印刷範囲を設定し、使いやすい書類に
Excelで印刷を行うと、通常はワークシート上の全てのデータが印刷されますが、設定により「この範囲だけ印刷する」と決めることもできます。複数の社員が入力・印刷する申請書類を作るときなどに必須の設定です。
2019年 1月
Excelの「並べ替え」で名簿管理を極める！
社員の名簿やイベントの参加者リストなどをExcelで管理するとき、よく使う機能が「並べ替え」です。しかし、意図したとおりに並べ替えられず、困ることも多いのではないでしょうか。機能の特長をよく理解してデータを整えれば、うまく使いこなせます。
2019年 1月
Excelの表示形式で金額を分かりやすく
百万、千万といった単位の金額は、並んだ数字だけを見てもすぐには把握しにくいものです。適切な桁区切りや単位の表示で、分かりやすく、一目で金額が把握できる書類を作りましょう。