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2018年 記事一覧
2018年12月
Excelのセル範囲に名前を付けて作業効率アップ！
Excelでは、データを入力したセル範囲に名前を付けられます。例えば取引先の企業名や連絡先のデータを入力したセル範囲に「取引先リスト」と名前を付けたら、データの内容がすぐに分かり、関数から参照するときも意味が分かりやすい式にできます。今回はこうした名前の活用法を解説します。
Excelの住所録から大量の宛名をラクラク印刷
年末年始のあいさつやイベントの案内、事務所移転や人事異動のお知らせなど、大量の郵便物を扱う機会は多いもの。Excelの住所録を活用し、Wordと組み合わせて社内で簡単に宛名印刷ができる方法をマスターしましょう。
2018年11月
Excelピボットグラフでデータを「見える化」
データの集まりをさまざまな軸で集計し、分析できるピボットテーブル。今回は分析した結果を分かりやすく、説得力がある形で「見える化」して伝えるために、グラフを作成する「ピボットグラフ」機能の使い方を解説します。
Excelピボットテーブルの便利な抽出機能
Excelのピボットテーブルを使いこなしていくこの特集も、今回で3回目。さらに詳細な集計や分析のため、データを抽出する「スライサー」と結果を見やすくする「グループ化」、そして時系列のデータの抽出に便利な「タイムライン」を解説します。
2018年10月
Excelピボットテーブルの仕組みを完全理解
第12回では、項目やデータ量の多い表を集計するために、ピボットテーブルを作成する基本の操作を一通り行いました。今回はピボットテーブルの仕組みをしっかりと理解できるように詳しく解説。あわせて、ピボットテーブル活用のカギとなる、集計軸の入れ替えも解説します。
Excelのピボットテーブルでデータを自在に集計
備品の発注や、勤怠時間の管理など、総務ではデータをまとめて集計する場面が多くあります。関数や小計機能よりも簡単に使えて便利なピボットテーブル機能で、ササッと集計してしまいましょう。
2018年 9月
Excelでの表記揺れをリストと関数で防ぐ！
一つの備品管理表を複数人で、しかも総務以外の部門の社員も記入するケースでは、備品や消耗品などの品名や記入者の部署名が統一されていないと、発注の作業や利用傾向の把握がうまくできません。誰でも正確にデータを入力できる仕組みを作っておきましょう。
複数Excelシートのデータをまとめるマクロ技（後編）
社内の複数部署から総務が集めたデータを一つにまとめる作業では、Excelのマクロを活用すると効率化が図れます。前編では部署ごとのシートから集計用シートにコピーするマクロを記録しましたが、これを実務で使えるようにするには、もう一工夫が必要です。
2018年 8月
複数Excelシートのデータをまとめるマクロ技（前編）
事務用品などの消耗品や備品をまとめて業者に発注するのは、総務が受け持つ業務の一つ。とはいえ、複数の部署から集めたデータをまとめるのは手間がかかります。Excelの「マクロ」を使い、複数のシートにわたるデータを一つのシートにまとめてみましょう。
2018年 7月
月の大小を気にせずにExcelで末日を表示
請求書などの日付に末日を記載するときには、31日ある「大の月」と、30日以下の「小の月」を意識する必要があります。小の月を「西向く侍」（2、4、6、9、11）と覚えている人は多いと思いますが、Excel関数を使えば、確実かつ自動的に表示できるようになります。
面倒な日数カウントをExcelで手早く完了
月末から月初にかけて特に忙しくなる総務の仕事。中でも給与に影響する出勤日数や勤務時間の集計は、忙しさの要因でもあり、とても重要でもある業務の一つでしょう。今回は三つのExcel関数を活用し、イレギュラーな条件でも計算を自動化する方法を見ていきます。
2018年 6月
入力作業を「時短」するExcel三つの基本ワザ
「セル」に入力するという特性上、Excelでの入力作業はタッチタイピングができる人でも苦手に感じることが多いようです。目的のセルにカーソルを確実に移動する方法や、入力済みのデータを選択する方法、入力規則の設定をマスターすると、作業がぐっとラクになりますよ。
Excel関数で和暦変換や年齢計算も自由自在
総務が管理している文書を官公庁や自治体に提出するときには、西暦ではなく和暦での記載が求められる場合も少なくありません。いざというときに慌てないよう、西暦で入力してある生年月日を関数で和暦に変換する方法を覚えておきましょう。また、満年齢や「今年何歳になるか」の計算方法もあわせて解説します。
組織内部の不正行為を防止する方法
従業員が会社の顧客情報や技術情報を不正に持ち出すなど、内部から情報が流出する事故が後を絶ちません。このようなリスクを回避するには、内部不正防止施策の徹底がポイントとなります。
2018年 5月
社用車の車両管理（3）
社用車を使用中に交通事故が起きた場合、企業側は迅速かつ的確に対応しなければなりません。そのために、運転者には「事故発生時の対応手順」をしっかり理解してもらう必要があります。
Excel関数で名簿「ふりがな」を一覧にする
社員名簿に入力されている姓名のふりがなを一覧にしたいとき、あらためて入力し直すのは大変な手間になります。そのようなときに役立つのが、Excelの文字列操作関数の一つである「PHONETIC」（フォネティック）関数です。基本的な使い方と、ふりがなの修正方法を紹介します。
社用車の車両管理（2）
車両管理は、安全運転管理の取り組みが最も重要です。社内の一定のルールと運用を厳格化することで、リスク軽減につながります。
社用車の車両管理（1）
社用車の運転中に交通事故を起こすと、相手方はもちろん、企業、そして社会的にも多大な損害が発生します。このようなリスクを軽減するために、社用車の管理の基本を確認しておきましょう。
半角全角を統一するExcel関数で見た目すっきり
総務の前任者から引き継いだExcelファイルの社員名簿。よく見ると、住所欄の数字やハイフンに半角と全角が入り混じっています。これでは少し体裁が悪いですよね。Excel関数を使えば、そのような悩みも一瞬で解決できますよ。
企業のパワハラ対策
社員への無理な要求、高圧的な態度、いじめなどの行為はパワーハラスメント（パワハラ）と呼ばれ、当事者だけでなく会社の信頼も失う重大なリスクです。パワハラの対策について解説します。
2018年 4月
自転車通勤者に、企業・総務はどう対応するか
エコ＆健康ブームにより自転車通勤をする人が増えています。一方で自転車による事故も増加しており、社会問題にもなっています。申請や許可など、自転車通勤の管理についてまとめました。
Excel時間集計あるある 表示形式を極める
総務・人事の業務における「勤怠管理」に欠かせない、時間の計算。しかし、Excelで時間をそのまま足していくと、24時間を超えたところで「0」に戻ってしまいます。今回は時間計算の正しい方法について学びましょう。
人材育成の第一歩「職業能力評価基準」
業務内容に応じ、実践的に働く人々のスキルアップを図るため、職業能力評価基準を核とした人材育成システムをご紹介します。
セクハラトラブル解決への道（2）
セクハラが発生しない健全な労務環境を構築し、全ての社員が安心して働ける職場を目指しましょう。
名簿で姓・名が別セルに！ Excel関数でつなごう
前任者から引き継いだExcelファイルの社員名簿。「姓」と「名」が別々のセルに分かれているけど、一つのセルにまとめて「名前」の一覧を作るにはどうすればいいの？ 総務担当者のそんな悩み、Excelの機能でズバっと解決できますよ。
セクハラトラブル解決への道（1）
企業での「セクハラ」を未然に防ぎ、万が一発生した際にはどのような対応をするべきかについて、2回にわたって解説します。
2018年 3月
働き方・休み方を可視化してみよう！
働き方改革では、何から手を付ければよいのか分からないという企業も多いようです。まずは厚生労働省のホームページなどを参考にし、自社の働き方を可視化することから始めてみませんか。
知っておきたい印章管理の留意点
書類にハンコを押す際に、迷ったり不安になったりしたことはありませんか。知っているようで実は知らない「会社で扱う印章の種類と法的な役割」について見ていきましょう。
36協定の基本、時間外勤務の限度とは
労務管理でよく出てくる用語「36（サブロク）協定」。いまや、残業の削減は大きな企業課題となっています。ここでは、時間外労働の基本について見ていきましょう。
決算期の変更で必要な手続きとは
決算期は年に一度収益を報告するために企業が定める区切りですが、変更することも可能です。決算期変更の手続きと注意点についてご紹介します。
2018年 2月
企業における総務部の仕事（6） 福利厚生＜社葬の手引き＞
総務部門の重要な業務の一つ、社葬について見ていきます。いざというときのために平常時の備えが大切です。まずは、社葬取扱規定についてご紹介します。
企業における総務部の仕事（5） 福利厚生＜冠婚葬祭＞
社内はもとより、社外の企業を支える方々とのお付き合いにおいて「冠婚葬祭」は総務部の重要な業務です。より良い関係を築くために必要な冠婚葬祭業務について見ていきましょう。
企業における総務部の仕事（4） 福利厚生＜健康管理＞
福利厚生業務は「社員を守る」ための重要な施策となります。特に心身の健康管理は日常的なきめ細かなケアが求められます。ここでは日常的な社員の健康管理施策について見ていきましょう。
企業における総務部の仕事（3） 福利厚生＜福利厚生制度の概要＞
社員が居てこそ成り立つ企業にとって、人材獲得上の競争力、流出防止力ともなる福利厚生は不可欠です。ここでは、総務部に求められる福利厚生について見ていきましょう。
企業における総務部の仕事（2）人事・労務管理＜休暇制度と人事異動＞
企業は人で成り立っています。人が元気で働くためには、休暇制度の充実や、適材適所の人材配置が欠かせません。人事・労務管理の基本である休暇制度と人事異動について見ていきましょう。
企業における総務部の仕事（1）総務部の業務範囲および人事・労務管理＜採用と教育＞
日本の企業に必ずある総務部門（総務担当者）。企業規模が拡大すれば事業も多様化し、業務範囲は広がります。総務の業務範囲や多岐にわたった仕事の内容について解説します。
イベント準備のポイント「イベント実施時の注意」
管理部門として「当日の現場で注意すべきポイントは？」など、参加者に喜んでもらえるイベント開催の運営法と、開催後にやっておきたいことについて解説します。
イベント準備のポイント「予算と担当」
管理部門は文字どおりイベント全体を管理するコントロールタワーの役割を担います。ここでは、社員を巻き込んでのプロジェクトチームの立ち上げとイベントの予算の目安について解説します。
イベント準備のポイント「コンセプトの設定とスケジュール」
イベントの準備は細々とした実務作業に追われがちですが、成功に導くために押さえておくべきポイントと手順があります。ここではイベントの開催前に決めておくべきことについて解説します。
「働き方改革」総務・人事・経理の役割とは
働き方改革の推進で中心的な役割を担うのは「総務・人事・経理」の各部門。全社的な働き方（業務内容）を検証し、土台となる基幹業務の効率化を進め、働きやすい環境を創造しましょう。
慶弔業務と慶弔マナーの基本
会社の内外を問わず慶事・弔事というのは、ビジネスの現場でもさまざまな形で起こり得ます。そんなとき、不適切な対応をしないように、慶弔業務と慶弔マナーについて振り返ります。
安全で快適なオフィスレイアウトの基本
オフィスレイアウトは、第一に安全であり、かつ「働きやすく、効率的で、快適な」オフィス作りが重要といえます。知っておきたいオフィスレイアウトの基本についてご紹介します。
「領収書」や「契約書」に必要な印紙税の知識
企業活動をするうえで避けて通ることのできない印紙税。日々の活動に必要な「領収書」や「契約書」は、金額や内容によって定められた「印紙」を貼る必要があります。
押さえておきたい文書管理の知識
業務で発生する文書は貴重な情報資産であり、公的な記録証書にもなります。文書を適切に管理していくために、文書管理の知識を押さえておきましょう。
コミュニケーションを円滑にするあいさつ
人と人とのコミュニケーションを円滑にし、良好なビジネス関係を築くためには、社内・社外を問わず、あいさつが基本です。周囲と良い関係を築くあいさつの基本をまとめました。
社員のモチベーションを上げるイベント術
社内イベントの実施は総務部門の重要な仕事。最近は一体感を醸成する親睦会的なイベントも増える傾向にあります。そこで、効果の高い社内イベントを実施するためのポイントをご紹介します。
コスト削減につながる出張旅費規定
出張経費は基準を明確にすることで不要な出費を減らすことができ、必要経費として処理することができます。そこで、旅費規定作成のポイントをご紹介します。
震災に備える「リスクマネジメント」
震災の教訓を忘れずに常に備えを万全にしておくことで、社員やその家族を守り、企業・組織のすばやい復旧が可能となります。そのポイントについて解説します。
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